При работе на одном автомобиле нескольких водителей учет расхода топлива каждым из них ведется раздельно. По взаимной договоренности водителей, оформленной документально, разрешается учитывать расход топлива «на один наряд» с ответственностью всех водителей. Замер фактических остатков топлива в баках автомобилей должен осуществляться достаточно точно в течение ограниченного времени при возвращении автомобилей с линии. Кроме того, снятие остатков топлива в баках автомобилей проводится при проведении инвентаризации. Замер остатка топлива в баке должен проводиться при установке автомобиля на горизонтальной площадке с помощью щупа или другого устройства.
На основании записей в путевых листах водителей техник по учету ГСМ заполняет карточки учета расхода топлива на каждый автомобиль, указывая в них фактические и нормативные расходы, и выводит результат. О всех случаях большого перерасхода или нереальной экономии топлива он докладывает начальнику эксплуатации и ставит в известность начальника и механика автоколонны. Составляемая после обработки лицевых карточек водителей ведомость учета расхода топлива вывешивается для обозрения. После знакомства с ведомостью водитель, не удовлетворенный расчетом, в двухнедельный срок имеет право подать мотивированное заявление, которое рассматривает специальная комиссия цеха. После утверждения руководством цеха ведомость передают в бухгалтерию для расчета с водителями.
В соответствии с действующим законодательством за перерасход топлива сверх утвержденных норм по вине водителей или инженерно-технических работников с них может удерживаться 100% стоимости перерасходованного топлива (стоимость топлива определяется по государственным розничным ценам). Вместе с тем размер вознаграждения за экономию дизельного топлива определяется в размере до 95% его стоимости, исчисленной на основании оптовых цен на данный сорт топлива. Если водитель совместно с механиком колонны не могут устранить неисправности, приводящие к перерасходу топлива, механик направляет автомобиль в ремонтную зону для определения и устранения причин перерасхода.
Если автомобиль является технически исправным, а перерасход топлива продолжается, то причиной этого может быть либо низкое качество работы водителя, либо влияние дорожных условий и Других эксплуатационных факторов. В последнем случае автомобиль еще раз проверяют по всем параметрам, после чего на нем устанавливают переносный расходомер (мерный бачок) и проводят контрольный замер расхода топлива на линии. Если в результате замера установлено, что причиной перерасхода топлива является низкое качество работы водителя, то об этом ставится в известность начальник автоколонны, который обязан организовать обучение водителя правилам экономного вождения. В этом случае последний прикрепляется к опытному водителю-наставнику и совместно с ним отрабатывает вождение автомобиля в конкретных условиях. Если перерасход топлива обусловлен воздействием дорожных и других факторов (перегруз автомобиля и т. п.), то об этом ставится в известность начальник отдела эксплуатации, который обязан в установленный срок совместно с начальником автоколонны принять меры к устранению причин перерасхода. Если имеется острая необходимость продолжать перевозки в неблагоприятных условиях либо если причинами перерасхода являются неуправляемые условия (сезонность, погодные и дорожные условия), то приказом руководителя предприятия или цеха установленный замером процент допускаемого перерасхода на этих перевозках списывается за счет предприятия.
На основании анализа расхода дизельного топлива по линейным нормам начальники отделов эксплуатации и производственно-технического разрабатывают мероприятия по повышению эффективности использования горюче смазочных материалов и передают их руководству автотранспортного цеха.