Рассмотрев технологические процессы регистрации читателя на абонементах научной и учебной литературы, на следующем этапе исследования необходимо определить в каких формах и каким образом эта информация фиксируется. С этой целью перечислим все графы заполнения, используемые на всех регистрационных документах. Основными регистрационными документами являются формализованные бумажные носители, такие как Читательский формуляр, Читательский билет, Карточка картотеки ЕРК (РК), Карточка номерной картотеки.
В связи с тем, что читательский билет выдается читателю и участвует в технологических процессах обслуживание как основание для их инициации, данный документ мы не рассматриваем в качестве объекта автоматизации.
Картотека читательских формуляров представляют собой расставленные по порядковому номеру читательские формуляры. Порядковый номер формуляра соответствует номеру читательского билета. В кармашке читательского формуляра хранятся «Книжные формуляры» выданной литературы до момента её возврата.
Картотека читательских формуляров ведётся на абонементе научной литературы для категории читателей:
- сотрудник вуза;
- студенты дневной и заочной формы обучения.
На абонементах для студентов дневной и заочной форм обучения рас-становка читательских формуляров происходит по номеру групп обучения, а внутри номера группы – по алфавиту.
ЕРК на абонементах научной и учебной литературы представляет собой расставленные в алфавитном порядке регистрационные карточки читателя. Предназначена она для учёта количества записанных читателей и определения номера читательского билета и, соответственно, номера читательского формуляра в случае, если читатель не использует читательский билет при обслуживании (забыл дома или утерян).
Регистрационная картотека читателей – студентов дневной формы обучения, используется на абонементе научной литературы. Представляет собой отдельную от других категорий читателя картотеку, карточки в которой стоят в алфавитном порядке. Предназначена она для учета количества записанных читателей – студентов дневной формы обучения и определения номера читательского билета и, соответственно, порядкового номера карточки но-мерной картотеки.
Регистрационная картотека читателей так же ведётся в каждом читальном зале на месте выдачи, но в данном случае подразделяется на две картотеки: регистрационная картотека читателей – сотрудников вуза и регистрационная картотека читателей – студентов всех форм обучения.
Номерная картотека на абонементе научной литературы ведётся только для читателей – студентов дневной формы обучения и представляет собой альтернативу картотеки читательских формуляров.
Номерная картотека на абонементах учебной и заочной литературы представляет собой карточки, расположенные по порядковому номеру (как картотека читательских формуляров на абонементе научной литературы). Предназначена для определения принадлежности утерянных книг конкретному читателю на основе приклеенного к книге листка возврата, где указывается номер читательского билета и дата получения книг.
АРМ «Каталогизатор» производит работу с базами данных, предназначен для:
- внесения данных в БД;
- производства поиска по внесенным данным;
- оформления результатов поиска;
- статистической обработки результатов поиска.
При использовании различных листов ввода информации в АРМ «Каталогизатор» появилась возможность создания базы данных читателей, работа на которой может проводиться в несколько этапов.
Отделом внедрения компьютерных технологий в 2002 году была предложена адаптированная к условиям вузовской библиотеки структура БД:
- перечень полей;
- подполей;
- лингвистическое обеспечение расширенных средств ввода.
При непосредственном участии сотрудников абонемента научной литературы с февраля 2003 года осуществлялся сплошной ввод данных о читателях – сотрудниках вуза. В 2004 году сотрудниками абонемента учебной литературы проводилось редактирование данных читателей-студентов дневной формы обучения, полученных при помощи конвертации данных вычислительного центра вуза. С 2005 года к данному виду деятельности приступили сотрудники абонемента для читателей-студентов заочной формы обучения.
В настоящее время БД «Читатели» является единой, содержит 17108 записей и используется при регистрации, перерегистрации, оформлении вы-бытия читателей на абонементах научной, учебной, заочной литературы и в обоих секторах читального зала ОКПР.
Чтобы произвести регистрацию читателя необходимо в ниспадающем меню «БД» выбрать соответствующую нашей задаче «RDRU – «База данных читателей». При выборе нужной базы данных по умолчанию открывается Лист ввода (RDRU), а так же области верхнего и нижнего меню для работы с вводимой записью и осуществления поиска во всей базе данных.
Лист ввода состоит из четырех страниц:
- Учётная карточка читателя;
- Дополнительные сведения о читателе;
- Студент;
- Сведения о взятой литературе.
