Формы организации работы с документами. Состав сотрудников ДОУ

В разных учреждениях службы ДОУ имеют свои названия.
1. Управление делами – создается в министерствах, ведомствах, в краевых струк-турах. Делится на различные департаменты, до нескольких десятков отделений может быть, все зависит от объема документов.
2. Общий отдел – создается в исполнительных комитетах, органах управления, на заводах, в академических учебных заведениях. Делится на отделы: юридический, прото-кольная часть.
3. Канцелярия. Характерна для предприятий, школ, научно-исследовательских учреждений. Делится на отделы.
4. Управление делопроизводства.
5. Секретарь (в одном лице сосредотачивает всю работу с документами).
В зависимости от характера деятельности учреждения, объема работы, количества документов используют следующие системы делопроизводства:
1. Полная централизованная система делопроизводства. Применяется в учрежде-ниях с небольшим документооборотом и небольшим количеством структурных подразде-лений. Суть: все операции по документам сосредоточены в одном месте.
2. Частичная централизация. Применяется в учреждениях со сложной структурой и большим объемом документооборотом. Суть системы: часть операций осуществляется централизовано, а остальные сосредоточены по структурным подразделениям (например, ТГУ).
3. Децентрализованная системы. Такая система осуществляется только в структур-ных подразделениях (вся работа с документами), и характерно для филиалов предприя-тий.
Часто встречается первые 2 системы.
Впервые наименование должностей, занятых в делопроизводстве были разработа-ны в 1967 г. В настоящее время основным документом, регламентирующим наименова-ние должностей является «Общероссийский классификатор профессий рабочих специа-листов и служащих», утвержденный в 1998 г. Министерством труда и социального разви-тия РФ. По характеру труда работники сферы документации делятся на 3 категории:
1. Руководители.
2. Специалисты.
3. Технические исполнители.
1. Руководители. К руководителям относятся заведующие архивом, заведу-ющие всех отделений, созданных в управлении кадров. Основные функ-ции – распределение работы между сотрудниками, планирование, подго-товка различных документов, контроль за управлением осуществляется, но количество руководящего состава не должно превышать 20% от обще-го состава делопроизводственного персонала.
2. Специалисты – лица, обладающие специальными знаниями, опытом ра-боты в определенной сфере (архивист, референт, методист, документо-вед, инспектор, секретарь, ведущий специалист и т.д.). Функции: выпол-нение технических и оперативных задач, анализ и обобщение информа-ции, подготовка разного рода документов, исполнение заданий руково-дителя).
3. Технические исполнители: экспедитор, курьер, машинистка, стеногра-фист, делопроизводитель, корректор. Обязанности: выполнение опера-ций по учету, передачи, доставки информации, хранение, выполнение всех операций по документам.
Для знания какой нужен штат сотрудников, предлагают подготовить штатное рас-писание. В нем определяются все структурные подразделения предприятий, с точным ко-личеством состава людей. Это официальный документ. Затем указывается месячный оклад каждого сотрудника и месячный фонд заработной платы, отмечают надбавки, пре-мии. Штатное расписание подписывается руководителем.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector