Особенности хранения документов в электронной форме. Специальные программные продукты для решения архивных задач

Решение проблемы хранения документов, созданных или переведенных в электронную форму — один из важных факторов, способствующих внедрению компьютерных технологий в делопроизводство. Однако организация хранения электронных документов зачастую осуществляется стихийно, без учета присущих ей особенностей.
Организация хранения документов в компьютере требует решения нескольких проблем.
1. Систематизация документов. Хранение документов в компьютере осуществляется в виде файлов, представляющих собой запись документа на жестком диске. Каждый файл должен получить свое имя. В одной папке (каталоге, директории) не может существовать одновременно два файла с одинаковыми именами. Порядок в хранении файлов не менее важен, чем порядок в хранении традиционных бумажных документов. Документы могут храниться на жестком диске вашего компьютера, на диске другого компьютера, на специально выделенном компьютере (файл-сервере), на сменных носителях.
Принципы упорядочения хранения файлов на компьютере во многом напоминают обычное делопроизводство. Как бумажные документы раскладываются в дела, так и файлы раскладываются по папкам. Поэтому прежде всего необходимо на жестком диске создать папки, в которые и будут помещаться рабочие документы. Каждая папка может иметь вложенные в нее папки, которые в свою очередь тоже могут иметь свои вложенные папки. Таким образом, образуется многоуровневая иерархическая структура папок. Наиболее простым решением является создание системы папок, которая может основываться на номенклатуре дел организации.
В более крупных фирмах для хранения выделяется специальный компьютер (файл-сервер), на котором каждый пользователь имеет собственные разделы для личных документов и совместно используемые разделы, которые также должны быть систематизированы.
2. Другая проблема, решаемая при организации хранения документов в электронной форме, — разграничение прав доступа к документам. Для этого на компьютере, содержащем необходимые ресурсы, ус¬танавливается разрешение на совместный доступ к тому или иному ресурсу. Доступ может быть ограничен либо использованием пароля для полного доступа и доступа только для чтения, либо ограни¬чением доступа только для определенных пользователей или групп пользователей. Современные операционные системы и специализированные программы для работы с документами позволяют определять права доступа, как для рабочих групп, так и для доступа конкретного сотрудника к конк¬ретному документу.
3. Особое значение имеет проблема обеспечения сохранности электронных документов. Ее решение в отличие от традиционного делопроизвод¬ства зависит от совершенно других факторов. Основные из них: устойчивое электропитание, резервное копирование, профилактика и диагностика оборудования.
Первая задача, наиболее просто решаемая, — это обес¬печение надежного беспере¬бойного электропитания компьютеров. Для ее решения служат устройства, которые так и называются — источник бесперебой¬ного питания (ИБП). В своей основе ИБП представ-ляет собой аккумулятор, который обеспечивает электропитание компьютера в период отсутствия напряжения в сети.
Но стабильное электропитание — это только один компонент, обеспечивающий защиту инфор¬мации в ваших компьютерах. Причиной утраты важной информации могут стать неквалифициро¬ванные действия сотрудников, случайное стира¬ние (удаление) необходимых файлов, а также и поломки собственно компьютерного оборудова¬ния.
Поэтому вторая задача — это обеспечение резервного копирования документов организации, фирмы, отдела, подразделения и конкретного сотрудника, что обеспечивает восстановление утраченных документов. Под резервным копированием понимается создание копий документов на сменном внешнем носителе (на дискете, магнитной ленте, магнито¬оптическом или компакт-диске и т.п.). Наличие резервной (страховой) копии позво¬ляет восстановить документы при случайном их удалении или поломке компьютера.
Если в организации имеется файл-сервер, на котором размещаются все документы, то резерв¬ное копирование осуществляется централизован¬но путем периодического копирования папок с документами с жесткого диска сервера на сменный носитель. Такая процедура может осуществ¬ляться автоматически с заданной периодичнос¬тью. Как правило, файл-серверы стандартно ос¬нащаются средствами резервного копирования.
Важным направлением обеспечения сохранно¬сти документов в электронной форме является ис¬пользование специального программного обеспече¬ния. Например, антивирусных программ и программ диагностики.
Несмотря на существующие проблемы, следует признать, что хранение документов в электронной форме позволяет кардинально ускорить поиск необходимой информации и значительно сократить стоимость хранения за счет уменьше¬ния занимаемых под архив площадей. Электронный архив это маленькая площадь (10 кв.м — 15 млн. документов), не ограниченное количество одновременных пользователей, время доступа – 6-10 секунд, сохранность оригиналов
Существует отдельный класс программного обеспечения, призванный решать архивные задачи. В качестве примера можно привести следующие специализированные программы.
1С Архив 3.0 — универсальная система управления документами. Она обеспечивает:
• Централизованное хранилище документов.
• Коллективный доступ и редактирование.
• Хранение всех версий документов.
• Разграничение прав доступа.
• Быстрый поиск.
В отличие от файл-сервера программа 1С Архив предоставляет возможности:
• Работы с документами, а не с файлами.
• Коллективного редактирования.
• Контроля версий.
• Создания учетной карточки на каждый документ.
• Поиска по реквизитам и полнотекстового поиска.
• Хранения больших объемов.
• Аудита всех действий пользователей
• Интеграции с Интернет-технологиями
Ввод документов в систему осуществляется разными путями – импорт с жесткого диска, создание на основе шаблонов, копирование из внешних приложений, сканирование, в том числе потоковое.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector