Основные направления использования информационных компьютерных технологий в ДОУ. Возможности электронного документооборота

Современные технологии управления документацией предполагают применение разнообразных технических средств для сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации, содержащейся в документах. Центральным звеном информационных технологий в современных условиях является компьютер и сопряженный с ним комплекс технических средств. Компьютеризация офиса – оснащение рабочих мест персональными компьютерами и объединение их в сети – привело в последние годы к интенсивным работам по созданию программного обеспечения в области автоматизации документационного обеспечения управления.
Специалисты обосновывают необходимость перехода к автоматизированным технологиям организации работы с документами следующими основными причинами:
1. Существенное возрастание количества документов, циркулирующих в системах управления различного уровня. Вызвано это использованием компьютерной техники для подготовки документов и, соответственно, упрощением процесса порождения документа, а также интенсификацией процессов управления.
2. Вторая и последующие причины следуют из первой. Увеличение количества документов автоматически увеличивает сложность навигации в документальных средах (архивах), поиск документов.
3. Необходимость поддержания исполнительской дисциплины в возрастающих документальных потоках и организации групповой работы над документом.
4. Необходимость регламентации доступа к документам или их частям.
5. Усложнение структуры документов, использование механизмов перекрестных ссылок и гипертекстовых структур.
6. Необходимость снижения стоимости хранения документальной единицы и трудоемкости доступа к документальным средам (архивам).
Автоматизация системы ДОУ организации в общем виде подразумевает автоматизацию основных составляющих процесса документационного обеспечения:
1. Подготовка и оформление документов
2. Организация документооборота и исполнения документов
3. Организация контроля исполнения документов
4. Организация хранения документов, поисковая система.
Автоматизация деятельности по документированию и обработке информации позволяет:
• Сократить сроки подготовки документов;
• Снизить затраты на расходные материалы;
• Унифицировать документы за счет использования шаблонов;
• Ускорить процесс обработки информации за счет применения автоматизированного поиска документов, их передачи участникам делового процесса по информационным сетям или по факсу;
• Сократить объемы бумажных документов и, следовательно, размеры архивохранилищ;
• Защитить информацию от несанкционированного доступа;
• Облегчить ручной труд и снизить вероятность возникновения ошибок при обработке информации.
По оценкам специалистов при переходе к автоматизированным технологиям организации документооборота производительность труда сотрудников увеличивается на 25-50%.
Существуют различные уровни автоматизации ДОУ. В общем виде их можно свести к двум вариантам:
-автоматизация основных делопроизводственных процедур;
— автоматизация документооборота в целом.
Системы автоматизации делопроизводственных процедур, как мининмум, должны выполнять четыре основные функции: подготовку документов, их регистрацию, контроль исполнения, хранение и поиск,.
Автоматизированная система управления документооборотом должна создать в организации единое документированное информационное пространство. Это дает пользователям средства для повышения эффективности управления и совместной работы над документами сотрудниками организации на любом рабочем месте в режиме реального времени. Такие системы предназначена для автоматизации всего комплекса работ с документами и объединяет в себе три составаляющие этой работы:
— документирование (подготовка, оформление, согласование, утверждение, и выпуск документа)
— документооборот (движение, поиск, оперативное хранение и использование документов)
— хранение (хранение информации (документов), при необходимости ее поиск для использования в работе).
Системы электронного документооборота хранят документы, ведут их историю, обеспечивают их движение по организации, позволяют отслеживать выполнение того, для чего документ готовился. Любой документ снабжается «карточкой» наподобие библиотечной. Обычно конкретный набор полей в карточке привязан к типу документа. Хранилище системы электронного документооборота можно представить себе в виде базы данных, хранящей содержимое полей карточек и некоторого хранилища для самих документов.
Основные задачи, решаемые системами электронного документооборота:
• Обеспечение более эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.
• Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.
• Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.
• Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление «горячих точек» в деятельности).
• Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.
• Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.
• Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector