Все данные располагаются в полях. Каждое поле имеет свое имя, например — фамилия, имя, отчество, профессия, город и т.д. В таблице данные одного поля образуют столбец, но слово «столбец» в базе данных заменяют словом “поле”.
Строка таблицы, т.е. набор данных из всех (или заданных) полей образует запись. Каждая запись таблицы имеет одинаковые поля, но данные в этих полях различные. Можно сказать, что таблица — это набор записей, содержащих данные одного вида.
Таблицы образуют основу базы данных или файла базы данных Ассеss. Кроме таблиц базы данных включают и другие понятия: запросы, отчеты и т.д.
Кроме имени каждое поле имеет свой тип. Существуют следующие типы полей.
1. Текстовое (Text) — хранит буквы и цифры. Длина поля до 255 символов.
2. Поле Мето (Память) — большое текстовое поле. Для комментариев или описаний большого объема. Хранит до 64000 символов (более десяти страниц текста).
3. Числовое (Number) — хранятся числа.
4. Дата/Время (Date/Time) — для хранения времени и даты.
5. Денежное (Currency) — для информации о деньгах.
6. Счетчик (AutoNumber) — для автоматического формирования (генерации) порядкового номера. Если это поле присутствует в таблице, то оно, как правило, стоит на первом месте. Любая запись будет содержать в этом поле свой единственный (уникальный) номер, по которому можно определить эту запись.
Обычно этому полю присваивается имя предмета (понятия), характеристики которого вводятся в таблицу. Например, тип, клиент, товар, страна, фирма и т.д. Так как это поле (вернее, его значение) служит для определения (идентификации) записи, будем называть его идентификатором записи, или просто идентификатором.
7. Логическое (Yes / No) — да / нет, истина / ложь, включено / выключено.
8. Поле объекта OLE — поле технологии OLE.
Все типы полей имеют еще и свойства — размеры полей, форматы представления данных и т.д. Мы будем знакомиться со свойствами по мере изучения типов полей.