Рекомендации по порядку оформления ежедневного отчета

  1. Общие рекомендации.

Для предоставления ежедневного отчета необходимо установить соединение с Internet, запустить обозревать Microsoft Internet Explorer, набрать в адресной строке обозревателя и нажать клавишу «Enter» на клавиатуре. В результате будет открыта стартовая страница сервиса регистрации ежедневных отчетов магазинов сети направления Манго. Порядок работы с сервисом описан в документе «Сервис регистрации ежедневных отчетов. Руководство пользователя.».

 Ежедневный отчет содержит ряд ячеек, которые позволяют получить дополнительную информацию о движении и остатках товаров на предприятии:

  • в ячейках строки «прочие» ежедневного отчета отображается информация о движении и остатках товаров по коллекциям, отличным от учетных на момент составления отчета; при наличии такого движения ячейки становятся красными и в них отображается величина движения и остатков в количественном и суммовом выражении;
  • в ячейке «Фактический остаток/разница» отображается разница между результатами контрольного пересчета торгового зала продавцами-консультантами и расчетными остатками товаров в торговом зале.
  • Рекомендации по заполнению отчета

Форма отчета разделена на разделы: «Заголовок отчета», «Продажи», «Остатки» и «Прочее», каждый из которых содержит обязательные для заполнения ячейки.

  • Заголовок отчета

В разделе «Заголовок отчета» указывается информация о магазине, отчетной дате и лице, составившем отчет.

В ячейке «Магазин» заголовка отчета будет автоматически указано наименование магазина, согласно принятому корпоративному стандарту.

Поэтому вносим в, оставшиеся незаполненными, ячейки «Отчетная дата» и «Оформил» заголовка отчета соответственно дату, за которую составлен отчет и фамилию и имя сотрудника, который составил отчет. Формат даты  ДД.ММ.ГГГГ, где ДД – день месяца, ММ – номер месяца в году, ГГГГ – год.

  • Раздел «Продажи»

Раздел «Продажи» содержит информацию о продажах и возвратах за отчетный день.

Раздел «Продажи» ежедневного отчета будем заполнять на основании данных оформленного и закрытого документа продаж (флажок «Документ закрыт» установлен) учетной системы предприятия (базы данных) за соответствующий день.

Сначала заполним данные о продажах и возвратах без учета коллекций.

Для отбора продаж установим фильтр по продажам. Для установки фильтра по продажам сделаем щелчок правой кнопкой мыши в любой строке колонки «Кол.» документа продаж и в открывшемся контекстном меню в пункте «Фильтр для:» укажем условие отбора «>0». Для подтверждения условия нажмем клавишу «Enter».

Внесем полученные суммарные данные «кол-во» и «сумма в ценах продажи» из документа продаж в соответствующие ячейки (строка «все») ежедневного отчета.

При наличии разницы между ценами продажи и текущими базовыми ценами на товар (дельта) в соответствующую ячейку строки «Дельта цены» ежедневного отчета вносим сумму этой разницы с учетом знаков (плюс или минус). Если разница отсутствует, в ячейку ежедневного отчета вносим значение 0 (ноль).

Из общих данных по продажам отберем продажи, осуществленные по безналичному расчету (с использованием банковских карт).

Для этого установим фильтр по безналу. Для того чтобы установить фильтр по безналу сделаем щелчок правой кнопкой мыши в любой строке колонки «Н/Б» и в открывшемся контекстном меню в пункте «Фильтр для:» укажем условие отбора «Б». Для подтверждения условия нажмем клавишу «Enter».

Внесем полученные суммарные данные «кол-во» и «сумма в ценах продажи» из документа продаж в соответствующие ячейки (строка «Расчет по б/н») ежедневного отчета. При отсутствии продаж по безналичному расчету в соответствующие ячейки ежедневного отчета вносим значения 0 (ноль).

Удалим все фильтры. Для удаления фильтров сделаем щелчок правой кнопкой мыши в любой строке и колонке документа продаж и в открывшемся контекстном меню выберем пункт «Удалить фильтр».

Для отбора возвратов установим фильтр по возвратам. Для установки фильтра по возвратам сделаем щелчок правой кнопкой мыши в любой строке колонки «Кол.» документа продаж и в открывшемся контекстном меню в пункте «Фильтр для:» укажем условие отбора «<0». Для подтверждения условия нажмем клавишу «Enter».

Внесем полученные суммарные данные «кол-во» и «сумма в ценах продажи» из документа продаж в соответствующие ячейки (строка «все») ежедневного отчета. При отсутствии возвратов в соответствующие ячейки ежедневного отчета вносим значение 0 (ноль).

При наличии разницы между ценами продажи и текущими базовыми ценами на товар (дельта) в соответствующую ячейку строки «Дельта цены» ежедневного отчета вносим сумму этой разницы с учетом знаков (плюс или минус). Если разница отсутствует, в ячейку ежедневного отчета вносим значение 0 (ноль).

Из общих данных по возвратам отберем возвраты, осуществленные по безналичному расчету (с использованием банковских карт).

Для этого установим фильтр по безналу.

Внесем полученные суммарные данные «кол-во» и «сумма в ценах продажи» из документа продаж в соответствующие ячейки (строка «Расчет по б/н») ежедневного отчета. При отсутствии продаж по безналичному расчету в соответствующие ячейки ежедневного отчета вносим значения 0 (ноль).

Удалим все фильтры.

Затем заполним данные о продажах и возвратах по каждой коллекции в отдельности.

Сначала заполняем данные о продажах и возвратах по «текущей» коллекции.

Отбираем только продажи по «текущей» коллекции. Для этого выбираем в поле «Коллекция» документа продаж нужную коллекцию и устанавливаем фильтр по продажам.

Внесем полученные суммарные данные «кол-во» и «сумма в ценах продажи» из документа продаж в соответствующие ячейки (строка «текущая») ежедневного отчета.

Удалим все фильтры.

Отбираем только возвраты по «текущей» коллекции. Для этого выбираем в поле «Коллекция» документа продаж нужную коллекцию и устанавливаем фильтр по возвратам.

Внесем полученные суммарные данные «кол-во» и «сумма в ценах продажи» из документа продаж в соответствующие ячейки (строка «текущая») ежедневного отчета.

Удалим все фильтры.

Далее заполняем данные о продажах и возвратах по «новой» коллекции, «парфюмерии» и «часам».

На этом заполнение раздела «Продажи» ежедневного отчета закончено.

  • Раздел «Остатки»

Раздел «Остатки» содержит информацию о расчетных и фактических остатках по результатам работы за отчетный день.

Раздел «Остатки» ежедневного отчета будем заполнять на основании данных отчета «Остатки» учетной системы предприятия (базы данных). Переключатель «Цены», при этом, установим в положение «На вечер», т.к. остатки в ежедневном отчете указываются в ценах того дня, за который составляется отчет.

В поле «Остатки на утро» укажем дату, на утро которой необходимо рассчитать остатки. В поле «Остатки на утро» должна стоять дата, следующая за отчетной (например: при заполнении ежедневного отчета за 01.01.04 дата, на утро которой рассчитываются остатки, должна быть 02.01.04).

Рассчитаем остатки без учета коллекций и подразделений предприятия (общие остатки по всему предприятию). Для этого поля «Склад» и «Коллекция» отчета «Остатки» оставляем пустыми и щелкаем по кнопке «Обновить».

Внесем полученные расчетные данные (сумма) в соответствующую ячейку (колонка «Общий/сумма»; строка «все») ежедневного отчета.

Рассчитаем остатки отдельно по каждой коллекции, но без учета подразделений предприятия (остатки по каждой коллекции по всему предприятию).

Сначала рассчитаем остатки по «текущей» коллекции. Для этого поле «Склад» отчета «Остатки» оставляем пустым, в поле «Коллекция» выбираем нужную коллекцию и щелкаем по кнопке «Обновить».

Внесем полученные расчетные данные (сумма) в соответствующую ячейку (колонка «Общий/сумма»; строка «текущая») ежедневного отчета.

Далее рассчитываем остатки по «новой» коллекции и «парфюмерии» и заполняем соответствующие ячейки ежедневного отчета (колонка «Общий/сумма»; строки «новая» и «парфюмерия» соответственно).

Рассчитаем остатки без учета коллекций по каждому подразделению предприятия (общие остатки по каждому подразделению предприятия).

Сначала рассчитаем остатки по складу. Для этого поле «Коллекция» отчета «Остатки» оставляем пустым, в поле «Склад» выбираем подразделение «Склад» и щелкаем по кнопке «Обновить».

Внесем полученные расчетные данные (кол-во) в соответствующую ячейку (колонка «склад»; строка «все») ежедневного отчета.

Далее рассчитываем остатки по торговому залу и заполняем соответствующую ячейку (колонка «зал»; строка «все») ежедневного отчета.

Рассчитаем остатки отдельно по каждой коллекции и с учетом подразделений предприятия (остатки по каждой коллекции по складу и торговому залу).

Сначала рассчитаем остатки по «текущей» коллекции по складу. Для этого в поле «Коллекция» отчета «Остатки» выбираем нужную коллекцию, а в поле «Склад» выбираем подразделение склад. Затем щелкаем по кнопке «Обновить».

Внесем полученные расчетные данные (кол-во) в соответствующую ячейку (колонка «склад»; строка «текущая») ежедневного отчета.

Затем рассчитаем остатки по текущей коллекции по торговому залу. Для этого в поле «Склад» отчета «Остатки» выбираем подразделение склад. Поле «Коллекция» при  этом оставляем без изменения. Щелкаем по кнопке «Обновить».

Внесем полученные расчетные данные (кол-во) в соответствующую ячейку (колонка «зал»; строка «текущая») ежедневного отчета.

По аналогии рассчитываем остатки по «новой» коллекции, «парфюмерии» и «часам» по складу и торговому залу и заполняем соответствующие ячейки ежедневного отчета.

В заключение, заносим в ячейку «зал» колонки «Фактические остатки» результаты контрольного пересчета торгового зала продавцами-консультантами.

  • Раздел «Прочее»

Вносим в соответствующие ячейки ежедневного отчета:

  • условное обозначение смены, работавшей в день, за который составляется отчет;
  • условные обозначения управляющего персонала магазина, работавшего днем, за который составляется отчет;
  • данные о преимущественных погодных условиях в течение дня, за который составляется отчет (температура воздуха, наличие осадков и т.п.);
  • комментарии коммерческого директора (мерчендайзера) по продажам текущего дня;
  • комментарии логиста (административного директора) по разнице текущего дня (если необходимо).
  • Сохранение отчета

Сохраняем оформленный ежедневный отчет щелчком по кнопке «Сохранить» на web форме ежедневного отчета.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector