Унифицированные системы документации

В (к. 60 – н. 70-х г.г.) к.80-н.90-х г.г. ощущается резкое увеличение потока инфор-мации. Ручная обработка становится не эффективной. Появляется потребность в создании унифицированных систем. Унификация – приведение к единству. Потребность к созда-нию стандарта, модели, образца. Общегосударственные системы документации охваты-вают все документы, возникающие в нашей стране. Общегосударственная система доку-ментации классифицируется по разным признакам. Особую группу занимают функцио-нальная и отраслевая системы.
Функциональная система: документы, которые в том или ином объеме присущи почти всем организациям или юридическим лицам (однотипные документы). Документы, которые однотипны в каждом учреждении (приказы).
Отраслевые системы документации – это документы, которые присущи опреде-ленным группам организации, связанных единой хозяйственной и социальной деятель-ностью.
Значительную группу составляют унифицированные системы управления доку-ментации. 8 унифицированных систем документации:
1. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации (документы по созданию организации). Документы, которые определяют:
— документацию по реорганизации предприятия.
— документацию по ликвидации предприятия
— документацию по приватизации государственных и муниципальных предприя-тий
— документацию по распорядительной деятельности предприятия, документация связанная с передвижением сотрудников по службе
2. Унифицированная система банковской документации.
— платежная
— по кредитным операциям
— выходная документация банков
3. Унифицированная система финансово-учетной и отчетной документации бюд-жетных организаций.
— финансовая
— отчетная
— бухгалтерская
— учетно-бухгалтерская
4. Унифицированная система отчетно-статистической документации.
— документация по социальной статистике
— по статистике труда
— по статистике транспорта и связи и т.д.
5. Унифицированная система учетной и отчетной документации предприятий.
— первичная учетная документация
– регистры бухгалтерского учета
— отчетно-бухгалтерская документация
6. Унифицированная система документации по труду.
— документы по трудовым отношениям.
— документы по охране труда.
— документы по повышению квалификации работников и т.д.
7. Унифицированная система пенсионного фонда РФ.
— документация по учету и распределению средств
— документация по контролю и проверке.
— документация по плану экономической деятельности
8. Унифицированная система внешнеторговой документации.
— документы при ввозе и вывозе товара
— товаросопроводительная документация и т.д.
— экспедиторская документация на товар
Отраслевая документация делится на 2 вида:
1. Документы, дополняющие информацию для решения типовых управленческих задач.
2. Документы специфической деятельности, которые применяются только в этой отрасли или только на этом предприятии (документация по архив-ному делу, документация по здравоохранению)
Табель форм принятых документов. В любом учреждении должен существовать перечень всех документов, принятых в данном учреждении. Табель позволяет упорядо-чить документацию, ликвидировать дублирование, сократить объем документов, уско-рить прохождение документов в самой организации. Разработка документации в струк-турных подразделениях (кафедра – факультет – единая документация). В университете его нет, есть номенклатура дел предприятия.