Предыдущая инструкция по делопроизводству устарела. В 2000 г. опубликован новый документ.
Примерная инструкция по делопроизводству в высших учебных учреждениях – приказ от 24 июн(л)я 2000 г. Министерства образования РФ № 2286.
Инструкция по делопроизводству – это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности сотрудников ДОУ, и специфические особенности в работе с документами.
Инструкция составляется на длительный срок, если появятся кардинальные изме-нения (новый ГОСТ), то документ переиздается.
В документе существуют следующее: общее положение, разделы:
— цели и задачи
— функции
— права и обязанности
— кто осуществляет руководство
— взаимоотношения
— организация работы
Должностная инструкция – это основной нормативный документ. Утверждается руководителем учреждения или подразделения, в котором утверждены, обязанность, пра-ва, ответственность работника, конкретной должности и взаимоотношения с другими должностными лицами.
Сам документ появляется в 1960 г., но особой роли он тогда не играл. И если су-ществовала должностная инструкция, то была не точной, расплывчатой, и сотрудники выполняли обязанности, которые просил руководитель. В период перестройки возникает потребность создания должностной инструкции. Люди, поступающие на работу хотят с ней ознакомиться. Причины появления должностной инструкции:
a. Неравномерная загрузка персонала в течении дня, недели, года.
b. Текущая работа по разовым поручениям руководителя отвлекает работника от выполнения основных обязанностей.
c. Большие трудности, которые возникают при поступлении на должность молодого специалиста или другого лица не имеющего практического опы-та.
Что помогает нам решить должностная инструкция, ее положительные стороны:
1. Рациональное распределение функциональных обязанностей между ра-ботниками (помогает избежать дублирование).
2. Позволяет повысить своевременность и надежность выполнения задач за счет введения количественных показателей и нормативов по труду.
3. Должностная инструкция помогает улучшить социально-психологический климат в коллективе, устранить конфликт между со-трудником и руководителем.
4. Позволяет конкретизировать права работника в подготовке и принятии управленческих решений, в установлении контроля над выполнением решения (может ли заменить руководителя, проблемы, которые курирует лицо, будет жестко контролировать).
5. Помогает повысить эффективность морального и материального стиму-лирования (человек педантичен, его можно стимулировать).
Существует несколько видов должностной инструкции:
А). Типовая инструкция. Разрабатывается как правило вышестоящими органами в целях унификации задач, обязанностей, прав должностных лиц неважно в какой отрасли.
Б). Примерная инструкция. Разрабатывается министерствами, ведомствами в кон-кретной области.
В). Индивидуальная инструкция. Разрабатывается на каждом предприятии началь-никами подразделений, самими лицами, занимающими данные должности.
Части должностной инструкции:
I. Общее положение.
1. Указывается название должности, категория должности по общероссийскому классификатору.
2. Квалификационные требования, предъявляемые сотруднику (наличие образо-вания, стаж работы, возрастной критерий).
3. Порядок назначения и освобождения от должности.
4. Наименование должностных лиц, которым подчиняется сотрудник (кто его начальник).
5. Перечень структурных подразделений и должностных лиц, подчиняемых со-труднику.
6. Порядок замещения сотрудника во время его отпуска или болезни.
II. Должностные обязанности.
1. Основные функции, которые выполняет сотрудник.
2. Отдельные поручения, которые он может выполнять.
3. Какие законодательные, нормативные документы он должен знать.
4. Какими техническими средствами он должен владеть, занимая долж-ность.
5. Когда надо повысить профессиональный уровень, переподготовка.
III. Права.
1. Какие права имеет человек, занимающий должность.
2. Какие документы может вскрыть.
IV. Обязанности.
V. Ответственность (если речь идет о порче документов, документы, которые находятся в сейфе).
Может быть что-то добавлено, исходя из определенного предприятия.
Кроме должностной инструкции есть обучающая инструкция. Цель обучающей инструкции:
1. Подготовить и провести переаттестацию сотрудников.
2. Необходима для человека, поступившего на работу в новую должность.
3. Для должностных лиц, выполняющих не свойственные им функции.
Иногда в инструкции отмечают и качества, которыми должен обладать человек, занимающий должность:
1. Профессиональные навыки.
2. Опыт работы.
3. Надежность.
4. Готовность сотрудника самостоятельно принимать решения.
5. Принципиальность.
6. Тактичность и дипломатичность.
7. Пунктуальность.
8. Преданность работе.
Личные качества:
1. Внешний вид (строгость в одежде, отсутствие украшений).
2. Отзывчивость и добросовестность.
3. Коммуникабельность.
4. Самообразование (стремится узнать новое по своей специальности).
5. Вежливость.
6. Трудолюбие.
В первых документах особое внимание стилю не придавалось.