— наименование базы данных, в составе которой оформляется и хранится запись;
— название файла и путь к нему;
— адрес в корпоративной сети Предприятия.
Необходимые полномочия в отношении управления записями поддерживаются посредством разграничения или назначения прав доступа средствами администрирования аппаратной или программной части.
Для регистрации записей используются различные формы (журналы, протоколы, отчеты, база данных и др.), которые даются в приложениях к соответствующим документам СМК. Записи должны быть четкими, идентифицируемыми и восстанавливаемыми, для чего следует:
— писать разборчиво;
— не допускать шифрованных пометок;
— расшифровывать используемые сокращения и подписи;
— использовать предусмотренные формы, заполнять все указанные графы.
Состав записей устанавливает разработчик при разработке документов СМК с обязательным указанием лица, ответственного за ведение записи, способа восстановления записи, срока хранения.
Требования к некоторым формам записей изложены в Руководстве по качеству, стандартах организации других внутренних и внешних нормативных документах предприятия. Также в этих документах определены сотрудники, ответственные за ведение соответствующих записей.
Все записи СМК подразделяются по процессам, в которых они создаются.
Необходимый перечень форм записей СМК в соответствии с ГОСТ Р ИСО 9001-2008 приведен в приложении Б.
