База данных – это упорядоченная совокупность данных, предназначенных для хранения, накопления и обработки с помощью ЭВМ. Для создания и ведения баз данных используется набор языковых и программных средств, называемых системой управления базами данных (СУБД). Под ведением базы данных понимается обновление данных, обеспечение доступа к ним по запросам пользователя и выдача данных пользователю. Итак, мы хотим стать квалифицированными пользователями СУБД Access.
Основу любой базы данных составляют таблицы с данными. Базы данных бывают двух основных видов: плоские и реляционные. В плоской системе (или плоском файле) все данные объединены в одной таблице. К таким базам можно отнести телефонные справочники, картотеки книг, списки почтовых адресов. Плоские системы легко создавать и легко управлять ими. Эти системы предназначены для решения простых задач и в них не рассматриваются проблемы ни оптимизации размеров файла, ни времени получения ответа на вопрос.
В реляционной (связной) системе (или реляционной базе данных) данные организованы так, чтобы они занимали как можно меньше места. Это достигается за счет отказа от дублирования данных. В таких системах одна таблица, например, содержит фамилии, другая – телефоны, третья – адреса и т.д.
Связующим элементом в такой системе является ключевое (или связующее) поле. Данные такого поля связывают соответствующие записи из различных таблиц.
Кроме таблиц, в Access существуют запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Реляционные системы выявляют свои преимущества при решении сложных проблем. Реляционная система может использоваться и для простых задач, но плоская система не в состоянии решать сложные проблемы.
Относительно просто создать работоспособную базу данных типа плоского файла. А вот её совершенствование с целью превращения в реляционную требует навыков и опыта.
