Архивные учреждения Кузбасса ведут свое начало с XVIII века. Централизованного управления архивами в то время не существовало. Каждое государственное учреждение имело свой архив, в котором хранились решенные дела. Документы архива использовались в различных практических целях: разборах земельных и родословных споров, установления прав на имущество и т.д. В административном отношении большая часть современного Кузбасса в XVII-первой половине XIX вв. входила в состав Кузнецкого уезда, во главе которого стоял воевода, ему подчинялась воеводская канцелярия. В канцелярии хранились все решенные дела, а поскольку воеводе принадлежала все полнота власти в уезде, в канцелярии сосредотачивались дела различного содержания: административные, судебные, финансовые.
Первые шаги по разделению власти в Кузнецком уезде были предприняты в период царствования императрицы Екатерины II. Согласно «Учреждению для управления губерниями Всероссийской империи 1775 года» в стране на местном уровне суд был отделен от администрации, были введены принципы сословности и выборности. Согласно именного указа от 1 мая 1779 г. все Колывано-Воскресенские заводы были объединены в одну Колыванскую область, в нее вошел и Кузнецкий уезд.
В Кузнецке реформа началась в 1780 году. По распоряжению помощника областного правителя Б.И. Меллера Николая Ивановского в городе была упразднена должность воеводы и была распущена воеводская канцелярия. Вместо нее была учреждена должность городничего, создано уездное казначейство, нижний земской суд, нижняя расправа, вместо ликвидированной ратуши был образован магистрат, прокурорский надзор был поручен уездному стряпчему. Таким образом, на практике стали осуществляться принципы разделения обязанностей между разными учреждениями.
При учреждении новых присутственных мест большое внимание областные власти уделили разбору и сортировки архивных дел ликвидированной воеводской канцелярии. Передача дел регулировалась специальным Сенатским указом, составленным еще при учреждении Колыванского наместничества. Согласно этому указу все дела, хранящиеся в архивах старых учреждений, были поделены на дела «интересные, следственные криминальные (или уголовные) и гражданские или судные». На все группы дел были составлены «верные описи» и по описям дела были переданы в новые присутственные места. В каждом новом присутственном месте для хранения дел положено было «иметь покои для архива безопасные от огня и другого повреждения». Все нерешенные дела были также распределены по их родам и были переданы в соответствующие новые присутственные места. В уездное казначейство были переданы дела «до ревизских, до рекрутцких наборов, до отпусков, до сборов императорского величества, до монет, до казенных взысканий и до всего казенного касательные». Кроме того, в казначейство поступила наличная денежная касса с приходными и расходными книгами Судебные и гражданские дела были поделены между земским судом, нижней расправой и городовым магистратом согласно их сословного и территориального происхождения. Сенат обязался снабдить все новые присутственные места необходимыми комплектами законов и указов. Некоторые дела, в том числе и нерешенные, хранящиеся в центральных областных городах (Барнауле, Колывани), были переданы на места.
Сформированные таким образом ведомственные архивы присутственных мест Кузнецкого уезда существовали вплоть до установления советской власти в Кузбассе. Менялось только количество ведомственных архивов в связи с появлением новых государственных учреждений и упразднением старых. Ведомственная принадлежность архивов имела свои недостатки: сохранность документов была не на высоком уровне, кроме того, в каждом ведомстве наблюдались различные подходы к формированию и описанию архивных дел, что сильно затрудняло работу с ними.
В 1828 г. была проведена сенаторская ревизия присутственных мест Западной Сибири. В ведомственных архивах многих учреждений были замечены многочисленные нарушения в описании и хранении дел. Для искоренения этих недостатков ревизора «предложили местным начальствам, в каждом городе учредить общий архив для хранения решенных дел всех присутственных мест, вместо того, чтоб оставлять или при самих сих местах, или хранить в особом здании, но под наблюдением их архивариусов». По сути дела речь шла о едином архиве для всех присутственных мест, что было новым явлением в архивной практике России того времени. Однако, Главное управление Западной Сибири в своем отношении от 2 октября 1832 г., направленном в Сибирский комитет заявило, что «устроить сего без особых постоянных издержек невозможно, а сумм канцелярских в излишестве нет, и что в самом сибирском учреждении устроение общих архивов не предполагается». Поэтому, Главное управление предписало всем местным начальствам «чтоб архивные дела хранили они в своих частных архивах во всей исправности».