В последнее десятилетие в России наблюдается формирование рынка автоматизированных систем управления документацией, разнообразных как по идеологии, так и по набору используемых информационных технологий. На отечественном рынке сейчас представлено большое количество программных продуктов, предназначенных для автоматизации ДОУ. При этом используется большое количество разнообразных обозначений: система автоматизации документооборота, компьютерная система автоматизации документооборота и делопроизводства, система управления делопроизводством, распределенная система управления документами, система документооборота, промышленная технология автоматизации делопроизводства, система управления электронными документами и т.д. В этой связи возникает необходимость введения обобщенного термина. Специалисты ВНИИДАТ предлагают все имеющиеся разнообразные программные продукты объединить под условным названием автоматизированные системы ДОУ (АС ДОУ).
В настоящее время различными фирмами разработываются, внедряются и проходят опытную эксплуатацию большое количество автоматизированных систем управления документацией (АС ДОУ), характеризующихся специфическими подходами и компьютерно-коммуникационными средствами реализации.
Вопрос классификации АС ДОУ достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. В настоящее время используется несколько видов классификации АС ДОУ.
По своему целевому назначения АС ДОУ можно разделить на следующие:
• Системы регистрации и учета документов;
• Автоматизированные системы контроля исполнения документов (АСКИД). Данные системы, как следует из названия, призваны отслеживать исполнение тех действий, которые предписаны в документах. Поэтому в большей степени они ориентированы на работу с распорядительной документацией. Важными компонентами данных систем являются электронные журналы учета прохождения и исполнения документов, карточки описания документов и т.п. Данные системы наиболее характерны именно для исторически сложившихся традиционных российских технологий документооборота.
• Системы управления документами (СУД). Данный класс наиболее близок к системам документооборота в традиционном понимании этого термина. Эти программы предназначены для автоматизации создания, хранения, поиска и управления электронными документами разнообразных форматов, в том числе и изображениями документов.
• Электронные архивы (ЭА). Системы, главная задача которых – физическое хранение электронных документов. ЭА как подсистема обычно включается в состав упомянутых выше систем. Документы хранятся либо в виде обычных файлов, либо в специальных СУБД. Предусматривается наличие развитых средств поиска необходимых документов.
• Системы автоматизации деловых процессов – Work-flow System. Деловой процесс (бизнес-процесс) – это последовательность действий или шагов, которые осуществляются при выполнении какой-либо работы. Work-flow System предназначены для создания сложных прикладных систем коллективной обработки документов в ходе деловых процессов. Документальные потоки на предприятии привязываются к существующим деловым процессам и регламенту их взаимодействия. Заранее прописывается точный маршрут документа по всем рабочим местам, определяются права пользователей на документ в каждой точке движения. При свободной маршрутизации исполнитель может определить дальнейший путь движения документа, обычно на один уровень.
• Системы организации групповой работы – GroupWare. Такие программы содержат средства организации электронного взаимодействия исполнителей, создавая интегрированные среды для коллективной работы. Предназначены для организаций, сотрудникам которых по характеру деятельности требуется постоянный обмен документами. Осуществляют задачи хранения, просмотра и совместного использования документов.
При использовании иерархического признака возможна следующая классификация:
1. Корпоративные информационные системы (КИС) которые предназначены для автоматизации всего комплекса управленческих задач организации: сбора и анализа информации; планирования, организации и координации действий; контроля над исполнением; внутренней и внешней коммуникации и т.п. Они строятся на базе разветвленной компьютерной сети, имеют, как правило, иерархическую структуру типа «клиент-сервер» и включают в себя следующие компоненты: специализированное программное обеспечение (серверы баз данных, геоинформационные системы, мультимедиа-приложения и т.п.); системы разработки и управления проектами; аналитические системы (по поиску и обобщению информации, ее классификации, удалению избыточных данных и информационного шума); средства коммуникации (факс-модемы, Internet-технологии); средства массовой обработки бумажных документов (сканеры, программы оптического распознавания образов).
2. Системы управления документооборотом (СУД) являются составной частью, ядром корпоративных информационных систем.
Возможно применение комплексного подхода при классификации АС ДОУ, в таком случае можно выделить:
1. Системы высшего уровня. Они обладают наибольшими функциональными возможностями, включают все стандартные процедуры документирования и обработки документации в организациях, реализуя функции ввода документа в систему, создания документа, организацию процессов движения документов, оперативное хранение и архивирование документов, поиск и просмотр документов, контроль исполнения документов, разграничение доступа к содержанию и способам обработки документа, администрирование системы, в том числе анализ, оптимизацию и разработку стратегии совершенствования СУД организации. Эти системы могут быть применены в сложных иерархических структурах (министерствах, ведомствах, банках, корпорациях, администрациях крупных городов и т.п.).
2. Системы среднего класса. Эти системы предназначены для реализации нескольких / некоторых функций высокого уровня в области управления текстами документов, в первую очередь связанных с поиском и извлечением данных из информационных массивов. Такие системы предназначены для использования в качестве офисных систем организаций.
3. Системы низшего уровня. Они обеспечивают лишь основные функции поиска и получения документов (так называемые справочные системы). Эти системы, как правило, «коробочного» изготовления, рассчитанные на реализацию некоторых однотипных поисковых операций (например, в режиме текстового редактора).
Используя в качестве основы систематизации функциональный признак, выделяют:
1. Специализированные системы, которые являются готовыми решениями, ориентированными на автоматизацию делопроизводственных процессов в соответствии с нормами и правилами, принятыми в конкретных учреждениях, и для конкретных видов деятельности.
2. Системы общего назначения, которые включают более или менее широкий набор инструментальных средств для реализации специфических задач, либо автоматизируют лишь отдельные делопроизводственные функции, общие для различных организаций.
Возможна классификации АС ДОУ по месту разработки и используемой платформе:
1. Системы, разработанные российскими фирмами на базе СУБД («Дело», «LanDocs», «OPTIMA-WorkFlow», «Кодекс», «AquaDoc» и др.);
2. Русифицированные версии популярных западных систем (“Documentum 4i”, “DOCS Open”, “Lotus Domino/Notes”, “DocuLive”);
3. Системы, разработанные российскими компаниями с использованием технологий Lotus Notes («Company Media», «БОСС-Референт», «Эскадо»).
При проектном подходе к классификации АС ДОУ выделяются:
1. Тиражируемые системы, которые представляют собой законченные продукты и не требуют доработки со стороны разработчика;
2. Заказные системы, разрабатываемые для индивидуального потребителя и имеющие уникальные характеристики;
3. Полузаказные системы, представляющие из себя модульную конструкцию из готовых элементов.
Таким образом, при выборе АС ДОУ необходимо определить группу автоматизированных систем, отвечающих требованиям организации, исходя из предложенных классификационных группировок.
В первых документах особое внимание стилю не придавалось.