Схематическое изображение помогает определить процесс и в лаконичной форме представить его как в целом, так и по основным составляющим параметрам. Особую роль схематическое изображение процесса играет при:
- анализе процесса (этап «планирование» цикла PDCA);
- обсуждении процесса группой специалистов, когда должен быть выработан единый взгляд на него;
- стандартизации процесса или внесении изменений в существующий процесс (этап «воздействие» цикла PDCA);
Существует большое количество методов схематического изображения процесса. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки, обусловленные сферой распространения того или иного метода или его направленностью. Наиболее популярными в последнее время были следующие методы:
- блок-схема (Block-Diagram);
- диаграмма последовательности (алгоритм Flow Chart);
- карта процесса (Process Map);
- сетевой график (Activity Network Diagram);
- процессно-функциональная диаграмма (Process/function Diagram);
диаграмма процесса принятия решения (Process Decision Program Chart);
- объектно-событийное описание.
Область применения, преимущества и недостатки некоторых методов приведены в таблице 1. Необходимо выбрать метод описания и анализа процесса в соответствии с особенностями этого процесса. Универсального метода для описания процессов не существует. Ни один из них не дает полной картины процесса, поэтому главный критерий выбора метода – общее понимание членов группы полезности применения данного метода для решения конкретной задачи.
Таблица 1.
Методы описания процессов
| Метод | Область применения | Преимущества | Недостатки |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Блок-схема | Описание любой системы процессов или отдельного процесса | 1. Наиболее универсальный метод 2. Легко строится 3. Дает быстрый эффект при обсуждении процесса группой | 1. Дает только общую картину процесса. 2. Допускает разночтения и неточности |
| Диаграмма последовательности | Описание повторяемого процесса с установленным алгоритмом действий или случаи, когда последовательность действий является решающим фактором достижения результата | 1. Простота и доходчивость для исполнителя процесса 2. Точно определяет последовательность действий в процессе.
| 1. Не показывает потоки (информационные, материальные и др.) процесса 2. Не показывает выходы (результаты) процесса |
| Диаграмма потоков | Схема движения материального, финансового или информационного потока в процесс. Часто применяемый вариант для информационных процессов – диаграмма потоков данных. | 1. Метод хорош для технологических документов, особенно часто диаграмму привязывают к технологическому оборудованию. 2. Хорошо видны входы и результаты процесса | 1. Обычно рассматривается один вид потока (только материальный, только информационный или только финансовый). 2. Не показывает алгоритм процесса. |
| IDEFО (функциональное моделирование) | Разновидность диаграммы потоков, применяется в случае, если система менеджмента в определенной степени автоматизирована и/или в перспективе установлены цели по ее комплексной автоматизации, а также если имеются необходимые ресурсы для обучения персонала и приобретения необходимого программного обеспечения для построения диаграмм. | 1. Диаграммы позволяют проследить сразу несколько потоков процесса (информационных, финансовых, материальных) 2. Методика осуществления проекта по внедрению IDEFO в организациях, в том числе построения диаграмм подробно описана в [4]. 3. Метод адаптирован к задачам автоматизации процесса. | 1. Перегружена формальными правилами, излишними с точки зрения менеджмента процесса требованиями. 2. Не показывает алгоритм (последовательность действий) сложных процессов. 3. Требует серьезной подготовки персонала, вовлеченного в работу с процессом и его диаграммой. 4. Требует значительных затрат. 5. В названии метода применен термин «функциональное», хотя по сути методы функции (подразделения) не играют ключевой роли. |
| Карта процесса | Применяется в случае, когда процесс надо изобразить в координатах двух его параметров (например, исполнители и время, местоположение и участники, координатные оси). Чаще всего применяется для процессов, одним из важных показателей которых является время выполнения. | 1. Двумерное изображение наиболее информативно при благоприятном восприятии человеком. 2. Удобен в обсуждении процесса группой. 3. Выбор параметров процесса (осей координат) может быть осуществлен в соответствии с целями анализа процесса. | 1. Показывает лишь один «срез» из различных аспектов процесса. |
| Сетевой график | То же, что и диаграмма последовательности + решающее значение имеет время выполнения процесса в целом и отдельных его этапов при временной зависимости этапов процесса друг от друга. Типичный пример случая, когда поможет сетевой график, — поставки «точно в срок» (just in time) | 1. Незаменим для управления сложным процессом, которое должно проводиться в реальном времени. 2. Оптимален для планирования разветвленных, протяженных во времени процессов. | 1. Имеет избыточные данные для линейных (неразветвляющихся) процессов и процессов, в которых время не является важной характеристикой. |
| Процессно-функциональная диаграмма | Разновидность карты процесса, когда последовательность действий процесса раскладывается по функциям (подразделениям) организации | 1. Позволяет провести анализ загруженности функций (подразделений) организации. 2. Ясно показывает взаимодействие подразделений в рамках процесса | 1. Не показывает потоки процесса. |
| Диаграмма процесса принятия решений | Применяется для процессов, в которых присутствует большое количество неопределенностей и возможно появление большого количества проблем. необходим для прогнозирования и планирования контрмер по возможным проблемам протекания процесса. | 1. Дает возможность наглядно описать процесс, последовательность и характер действий которого не определены. | 1. Имеет ограниченное применение и ограниченное количество рассматриваемых нештатных ситуаций. |
| Объектно-событийное описание | Применяется для процесса с непредсказуемой последовательностью действий, но с однозначно определенным набором этих действий. | 1. Эффективно устанавливает алгоритм действия для неопределенных процессов. 2. Адаптирован для объектно-событийного программирования для компьютеров. 3. Удобен при проведении анализа рисков в процессе (например, FMEA-процесса) | 1. Мало нагляден для осуждения группой. |
Далее более подробно рассмотрены некоторые из названных методов.
