Ваши таблицы постепенно заполняются данными (точнее записями) и наступит время, когда среди многих записей нужно будет выбрать лишь некоторые и поиск с помощью команды “Найти” Вас уже не будет устраивать. В этом случае Вам помогут фильтры. С их помощью Вы можете находить нужные Вам записи, которые удовлетворяют заданному критерию или условию отбора (criteria). Фильтр как бы пропускает все записи через себя, т.е. через Ваше, условие отбора, и оставляет лишь нужные записи.
Для фильтрации записей существует две команды — две кнопки: “Изменить фильтр” и “Применить фильтр”. Соответствующие команды находятся в меню “Записи” (опция “Записи” появляется в меню при работе с таблицей в режиме “Таблица”).
Для того, чтобы понять, как работает механизм фильтрации, выберем таблицу “Этажи” и в ней выберем ту информацию, которая относится к номерам, расположенным на втором этаже.
Выполним команду “Изменить фильтр”. Открывшееся окно “Фильтр: ЭтажиФильтр1” разбито на две части. В верхней части окна расположена таблица “Этажи” со своими полями. Сверху полей располагается звездочка (*). Т.к. в верхней части окна находятся поля, то будем называть ее списком полей (Field List box). В нижней части окна расположена пустая таблица — мы так и будем называть эту часть окна — нижняя таблица_или просто таблица,
Строки нижней таблицы называются:
- Поле:
- Сортировка:
- Условие отбора:
- или:
В строке “Поле:” в различные столбцы мы можем вводить имена полей таблицы “Этажи”. Для ввода поля можно либо дважды щелкнуть на его имени в таблице, находящейся в списке полей, либо щелкнуть один раз и отбуксировать это поле в нижнюю таблицу. Чтобы включить в таблицу все поля, дважды щелкните на звездочке.
Строка “Сортировка:” предназначена для сортировки по возрастанию или убыванию Ваших записей по заданному полю.
Чтобы понять, зачем нужны строки “Условие отбора:” и “или:”, введем в нижнюю таблицу только одно поле “Номер комнаты”. Мы хотим получить информацию о номерах второго этажа. Для этого существует несколько способов.
Первый, самый простой и длинный, состоит в том, чтобы в строке “Условие отбора:” в поле (столбце) “Номер комнаты” набрать 201 и нажать <Enter>. После этого число 201 будет заключено в кавычки — “201”. Число 202 нужно набрать в строке “или:” того же столбца. Затем введите остальные числа (203 – 206) в ту же строку “или:”. По мере ввода Access будет прокручивать таблицу, освобождая место для следующего числа. В одном столбце Можно задать не больше девяти критериев (в нашем случае для шести
комнат этого достаточно). :
Теперь посмотрим результат нашей работы и выполним команду “Применить фильтр”. Мы видим только те записи таблицы “Этажи”, что соответствуют номерам второго этажа. В записях присутствуют все поля. Для показа всех записей выполним команду “Показать все записи”, либо нажав соответствующую кнопку, либо выбрав эту команду из меню “Записи”.
