Перечень документов, необходимых для осуществления оперативного контроля за расходованием средств целевого финансирования:

 

  1. Фонд оплаты труда штатных сотрудников, входящих в рабочую группу проекта:
  • Трудовой договор со всеми имеющимися Приложениями (с указанием % занятости в проекте). В трудовом договоре или в Приложении к нему должны быть указаны обязанности сотрудника в рамках работы по Проекту и срок работы по Проекту.
  • Табель учета использования рабочего времени по форме Т-13 (ежемесячно)
  • Расчетная ведомость, расчетно-платежная ведомость либо платежная ведомость в зависимости от принятой системы начисления и выдачи заработной платы.

В случае если организацией не используются расчетно-платежные или платежные ведомости, необходимо предоставить документы, подтверждающие выплату заработной платы сотрудникам проекта (расходные кассовые ордера или платежные поручения на перечисление заработной платы на счета сотрудников (ежемесячно).

  • Бухгалтерская справка по начислению Единого социального налога и страхового взноса в Федеральный бюджет и каждый фонд по каждому физическому лицу, и на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве отдельно по каждому физическому лицу (ежемесячно).
  • Платежные поручения на перечисление Единого социального налога в Федеральный бюджет и в каждый фонд, платежное поручение на перечисление страхового взноса на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве (ежемесячно).

  1. Оплата по договорам гражданско-правового характера:
  • Договор со всеми имеющимися Приложениями с указанием выполненных работ (оказанных услуг) по данному проекту. В случае отсутствия в тексте договора ссылки на проект, к каждому договору прикладывается Обоснование необходимости работ (услуг) для реализации проекта с указанием статьи расходов сметы, подписанное лицом, Ответственным за расходованием средств из бюджета.
  • Акт о выполнении работ, оказании услуг.
  • Расчетная ведомость, расчетно-платежная ведомость либо платежная ведомость в зависимости от принятой системы начисления и выдачи заработной платы
Читать также:  Общая характеристика района проектирования железнодорожной линии

В случае если организацией не используются расчетно-платежные или платежные ведомости,  необходимо предоставить документы, подтверждающие выплату вознаграждения по договорам гражданско-правового характера (расходные кассовые ордера или платежные поручения на перечисление заработной платы на счета сотрудников.

  • Бухгалтерская справка по начислению Единого социального налога отдельно в Федеральный бюджет и в каждый  фонд по каждому физическому лицу (сводная).
  • Платежные поручения по перечислению Единого социального налога в Федеральный бюджет и в каждый фонд.

 

  1. Авансовые отчеты:

По командировочным расходам необходимо предоставить копии следующих документов:

  • Авансовый отчет;
  • Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении;
  • Распоряжение (приказ) о направлении работника в командировку с указанием названия проекта и статьи бюджета.
  • Командировочное удостоверение;
  • Проездные документы ;
  • Документы подтверждающие проживание (счет из гостиницы и кассовый чек, в случае отсутствия кассового чека бланк строгой отчетности по форме 3-Г с круглой печатью).

Приобретение материально-производственных запасов за счет подотчетных сумм

  • Авансовый отчет;
  • Товарный чек (или накладная) с перечнем приобретенных материально-производственных запасов, кассовый чек;
  • Акты на списание материально-производственных запасов с указанием проекта, мероприятия и статьи бюджета.

Приобретение ГСМ за счет подотчетных сумм (в случае наличия на балансе организации или  в аренде автотранспортных средств)

  • Авансовый отчет;
  • Кассовый чек с указанием марки приобретаемого ГСМ и количества;
  • Путевые листы;
  • Акты на списание ГСМ с указанием проекта и статьи бюджета.
Читать также:  Меры по обеспечению сохранности линий и сооружений СЦБ и связи

Наличие на балансе автотранспортных средств может быть подтверждено инвентарной описью основных средств и актом ввода в эксплуатацию основного средства. Наличие арендованного автотранспортного средства подтверждается договором аренды, актом приема-передачи автотранспортного средства и ежемесячными актами.

Кроме того, необходимо обоснование использования автотранспортного средства в целях реализации проекта.

Оплата услуг за счет подотчетных сумм

  • Авансовый отчет;
  • Акт и кассовый чек или бланк строгой отчетности, утвержденный Минфином РФ;
  • Пояснительная записка о необходимости услуг для нужд проекта с указанием статьи бюджета.

Приобретение программного обеспечения за счет подотчетных сумм

  • Авансовый отчет;
  • Товарный чек (или накладная) с перечнем приобретенных программных продуктов, кассовый чек;
  • Пояснительная записка о приобретении программного обеспечения для нужд проекта с указание статьи бюджета.

Ко всем авансовым отчетам необходимо приложить копии расходных кассовых ордеров на выдачу под отчет денежных средств, возмещение перерасхода по авансовому отчету, копии приходных кассовых ордеров по возврату неиспользованных подотчетных сумм.

  1. Оплата услуг по безналичному расчету
  • Договор со всеми Приложениям;
  • В случае отсутствия в тексте договора ссылки на название проекта, пояснительная записка к договору о необходимости услуг для нужд проекта с указанием статьи бюджета;
  • Акт об исполнении обязательств по Договору;
  • Платежные поручения.

  1. Приобретение материально-производственных запасов по безналичному расчету
  • Договор со всеми Приложениями;
  • Накладная;
  • Платежное поручение;
  • Акты на списание материально-производственных запасов с указанием проекта и статьи бюджета.
Читать также:  Предмет преступления — указанные денежные (материальные) средства в крупных размерах

  1. Приобретение программного обеспечения по безналичному расчету
  • Договор со всеми Приложениями;
  • Накладная;
  • Платежное поручение;
  • Пояснительная записка о необходимости приобретения программного обеспечения для нужд проекта с указание статьи бюджета.

  1. Арендная плата
  • Договор аренды со всеми приложениями;
  • Акты (ежемесячно);
  • Платежные поручения.

  1. 8. Приобретение основных средств
  • Договор со всеми Приложениями;
  • Накладные;
  • Акты на монтаж;
  • Платежные поручения;
  • ОС-1, пояснительная записка с указанием Проекта и статьи бюджета.

 

  1. Приобретение нематериальных активов
  • Договор;
  • Платежные поручения о перечислении госпошлин, платежные поручения на приобретение прав;
  • Акты приема-передачи исключительных прав, свидетельства, патенты.
  • Инвентарные карточки учета нематериальных активов.

 

  1. По проведенным в рамках проекта мероприятиям (любого формата, включая семинары) необходимо предоставить следующие документы:
  • Приказ о проведении мероприятия с приложением списка участников и приглашенных гостей;
  • Смету на проведение мероприятия.
  • Все первичные учетные документы по расходам на мероприятие по принципу, описанному в пунктах 1-10.

 

  1. Выписка из учетной политики о методике распределения общехозяйственных расходов организации.

 

  1. Ко всем общехозяйственным расходам должна прилагаться бухгалтерская справка за подписью главного бухгалтера с расчетом сумм, отнесенных на проект.

В случае отнесения налогов (кроме ЕСН, о котором написано выше) на статью общехозяйственные расходы – налоговая декларация и бухгалтерская справка  с расчетом суммы, относящейся к проекту.

 

Все представляемые документы должны быть заверены подписью руководителя и печатью организации.

 

К каждому пункту перечня расходов по статье бюджета прилагается комплект заверенных копий первичных документов в зависимости от вида расхода.

Оцените статью
Информационный блог
Добавить комментарий