При возврате экземпляра сотрудник абонемента по номеру предъявленного читательского билета осуществляет поиск соответствующего читательского формуляра. Найденный читательский формуляр содержит сведения о читателе и возвращаемом экземпляре. Сведения о читателе содержат информацию, не является ли он должником, прошел ли ежегодную перерегистрацию, о месте его работы, паспортных данных, домашнем адресе и т.п. В «кармашке» читательского формуляра хранятся книжные формуляры выданных данному читателю экземпляров.
Далее происходит перемещение книжных формуляров из читательских формуляров в книжные кармашки. Затем листки возврата из «заместителя» перемещаются в кармашек, а книги расставляются по местам хранения. Далее статистические данные передаются процессу «Ведение статистики».
Технологический процесс возврата выданного экземпляра совпадает с процессом книговыдачи в действиях. Взаимодействие процессов фиксируется по четырем параметрам:
- «Книжный формуляр», присвоенный читательскому формуляру при книговыдаче, выступает в роли идентификатора экземпляра при его возврате и присваивается обратно экземпляру («Вкладыш» путем вычеркивания информации о выданном экземпляре фиксирует информацию о его возврате);
- «Контрольный листок возврата» при книговыдаче поступает на хранение в «заместитель», а при возврате экземпляра возвращается в его «кармашек», являясь объектом сравнения, предназначенного для избегания ошибок при расстановке фонда;
- «Листок читательского требования» служит основой для введения двух картотек – «Картотеки читательских требований» и «Картотеки взаиморасчета с книгохранением»;
- Статистический учет как выданных, так и возвращенных экземпляров, включает данные об их расстановке, т.е. физическом возвращении в фонд.
Как видно из вышеизложенного, специфика деятельности абонемента учебной литературы в обслуживании только одной категории читателей – студентов дневной формы обучения. Рассмотренная схема подготовительно-го процесса массовой регистрации читателей говорит о том, что на абонементе существует и подготовительный процесс массовой книговыдачи, которая проводится в короткий промежуток времени с 1 по 9 сентября текущего года. Поэтому подготовка к массовой книговыдаче, в которой принимают участие только студенты 1-го семестра 1-го курса, начинается с конца мая текущего года при участии учебно-методического управления и референтов кафедр ВУЗа.
На основе учебного плана, предоставляемого учебно-методическим управлением, по предварительной договоренности о встрече, совместно с референтами кафедры составляется план распределения изданий по учебным дисциплинам и наименованиям изданий. При получении копий приказов из приемной комиссии и деканатов, в которых зафиксированы списки зачисленных студентов по группам внутри факультета, определяется общее количество групп, на которое делится количество имеющихся в фонде экземпляров. Таким образом, распределяются наименования учебной литературы по группам, независимо от количества человек в той или иной группе.
Сам процесс массовой книговыдачи в присутствии и при участии читателей начинается после составления расписания обслуживания по группам, согласно учебному расписанию. Сформированные к тому времени комплекты литературы по учебным дисциплинам после информационной лекции о правилах пользования библиотекой и абонементом выдаются на руки студентам.
С полученными комплектами литературы студенты проходят первичную регистрацию. Помимо заполнения регистрационной документации, студент заполняет книжные формуляры полученной литературы, проставляет в них дату выдачи, номер только что полученного читательского билета и ставит свою подпись. На основе заполненного книжного формуляра, сотрудник абонемента заносит номер читательского билета студента в «Контрольный листок возврата», приклеенный на книгу, отдает ее читателю, а «Книжный формуляр» присваивает его читательскому формуляру.
Студенты со 2-го по 5 курс обслуживаются после 10 сентября текущего года индивидуально. Студенты 2-го семестра 1-ко курса также приравниваются к этой категории. Книговыдача экземпляров осуществляется с по-мощью их поиска в фонде абонемента по шифру библиотечной классификации и библиографическому описанию, соответствующих устным требованиям читателя. Основой требований являются рекомендованные преподавателями дисциплин списки учебной и научной литературы.
