Происхождение документа. Социальная сущность и функции документа.

Появление документа связано с человеческой коммуникацией. 4 вида коммуникации –материальная, генетическая, психическая и социальная. Первоначально информацию человек передавал при помощи жестов, мимики, крика. Потом появилась осмысленная речь и язык. По мере развития возрастала потребность передачи информации не только в пространстве, но и во времени (хранение информации). Отделение информации от субъекта и первые попытки ее закрепления были связаны с применением сигнализации (дымом, огнем, звуками). Необходимость передачи полезного практического опыта, коммуникационные потребности, связанные с религиозными верованиями первобытных людей, стимулировали дальнейшие поиски более эффективных искусственных способов трансляции информации (резьба по кости и дереву, после рисунки на стенах пещер). Появление письменности первая информационная технология в истории человечества. С помощью графических знаковых систем стало возможным не только отделить информацию от субъекта, но и зафиксировать ее на каком-либо материале с целью последующей передаче во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е информация на материальном носителе – документ. Документ появился как дополнение к звуковой речи, как средство общения людей, как объект социальной коммуникации для передачи информации во времени и пространстве. Зарождение и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вне общества и независимо от него документ не может не возникнуть не существовать. Общество определяет формальные и неформальные правила создания, движения восприятия документа. Человек предстает как интеллектуальный исполнитель, действующий в пределах довольно жестких общественных предписаний (оформление документа, стиль и тд). Социальная природа документа тесным образом связана с функциями документа. Функции документа связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации информации на материальном носителе. Документ полифункционален. Совокупность функций является средством достижения цели и задач, для решения которых документ предназначен. Функции делятся на общие и специальные или сущностные и прикладные. Возникновение документа обусловлено необходимостью закрепления, сохранения и передачи информации – важнейшие функции, присущие всем документам. Эти функции тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения передачи, использования информации, с ее доступностью, с характером материального носителя. Это все может быть объединено в одну информационную функцию документа.
Функция закрепления, запечатления информации. В процессе реализации этой функции происходит как бы материализация информации, создающая предпосылки для выполнения документом ряда других функций.
Коммуникативная функция – трансляция информации в социальном пространстве, а также организация упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Она играет передающую и социально цементирующую роль. Передача информации охватывает все уровни социальной системы и различных ее подсистем.
Сохранение информации одна из важнейших функций потому что информация может быть многократно востребована. От сюда вытекает функция исторического источника – является разновидностью функции хранения информации.
Культурная функция документа – закрепление и передача от поколения к поколению культурных традиций, системы ценностей, нравственных норм, накопление интеллектуальных ресурсов.
Прикладные функции. Управленческая функция. Этой функцией обладает значительный массив документов, создающихся для целей управления. Функционируют преимущественно в оперативной среде. С управленческой тесно связана правовая функция документа, заключается в закреплении правовых норм и правоотношений в обществе. Этой функцией обладают документы, которые устанавливают, закрепляют либо изменяют правовые нормы и правоотношения, а также иные документы, которые могут повлечь за собой определенные юридические последствия.
Функция учета (статистическая) находит отражение прежде всего в бухгалтерской, статистической, плановой отчетной документации.
Познавательная функция, которая отражает связь документированной информации с социальным познанием. С ней тесно связана образовательная функция. Ряд документов обладает политической функцией во многом связанной с функцией управления (документы предназначенные для информационного обеспечения внутренней и внешней политики). К политической примыкает идеологическая функция документа. С древности у человека была потребность фиксации на материальных носителях религиозных, философских и иных идей.
Художественно-эстетическую функцию выполняют произведения художественной литературы, изобразительное искусство, кино-фото-видео документы. Досуговая функция примыкает к художественно-эстетической.