Особенность метода построения карты процесса – использование двух осей, определяющих ее двумерное пространство (рис. _____).
Первая ось – это перечень действий процесса (в случае, если для процесса возможно построение алгоритма, то ось становится осью последовательности действий или осью времени), вторая – это цепочка добавления ценности (в общем случае может иметь вид «поставщик – вход процесса – действие – выход процесса — потребитель»).
Поставщик, потребитель, вход и выход рассматриваются в данном случае как внешние по отношению к процессу объекты: входы поставляются другими процессами самой организации или внешними поставщиками, а выходы (результаты) необходимы другим процессам самой организации или внешним потребителям. Таким образом, поставщики и потребители могут быть как внешними, так и внутренними относительной самой организации.
Порядок составления карты процесса для анализа :
- Соберите информацию о процессе. Такая документация может быть получена из существующей документации на процесс и интервью с руководителями подразделений, задействованных в данном процессе, и его исполнителями. Вся информация должна относится к ситуации «как есть». Все предложения и мнения по улучшению процесса, высказанные на этом этапе, надо записать, но не учитывать при построении карты «как есть».
- Определите место данного процесса в сети процессов организации (лучше, если сеть процессов организации изображена в виде блок-схемы). Уточните название процесса исходя их его места в сети процессов и информации, полученной на первом этапе, а также сформулируйте цели(и) процесса.
- Определите начало процесса (событие, позволяющее его старт) и окончание процесса (событие, означающее его завершение).
- Запишите все действия процесса на отдельных карточках (наклейках), не обращая внимания на исполнителей.
Впишите в карточки должности исполнителей. Если в действии занято несколько исполнителей (участников), то в карточку следует вписать должность лица, ответственного за выполнение данного действия.
- Расчертите большой лист бумаги в виде карты процесса
- Расположите заполненные карточки в центральной части карты сверху вниз в виде алгоритма процесса или простого перечня необходимых действий. Алгоритм должен отражать ситуацию «как есть». При построении алгоритма можно пользоваться символами. В качестве перечня действий может быть использована объектно-событийная модель (п. 6.3).
- Определите и впишите в соответствующие графы карты основные внешние входы и выходы процесса, их поставщиков и потребителей, а также требования к ним или ссылки на соответствующий нормативный документ.
- В графу «записи» впишите названия документов, содержащих записи о результатах процесса.
- Определите показатели результативности процесса, исходя из его выходов (результатов).
Карта процесса поможет в работе на различных этапах цикла улучшения:
- На этапе выявления проблемы карта представляет собой согласованный взгляд группы на ситуацию «как есть»;
- На этапе поиска решений карта отражает мнение группы о том, каким должен быть процесс (или каким он мог бы быть). Окончательный вариант карты согласовывается с заинтересованными сторонами и утверждается менеджером процесса. Обычно такая карта включается в документ, определяющий процесс;
- На этапе измерения результата утвержденный вариант карты используется для аудита процесса и оценки его результативности;
- На этапе стандартизации утвержденный вариант карты может быть использован в качестве документированной процедуры, например, для обучения персонала, обеспечение процесса ресурсами, распространения полученного опыта на другие процессы.
