Требования к тексту документов

В текстах деловых документов: любое положение мысли в документе должно строиться на основе законов логики, тождества.
Законы тождества требуют, чтобы одно знание о предмете не подменялось другим, должно быть единое понимание терминов и формулировок (построить – для любы учре-ждений, возвести – только для хозяйственных построек, т.к. для построек над поверхно-стью земли).
Закон противоречия: когда одно из высказываний что-либо утверждает о предмете, а другое отрицает, и эти два высказывания в одном документе.
Закон исключения третьего: из двух противоречивых суждений одно обязательно истина. Если сталкиваются противоречия взаимоисключающих суждении, то нужно вы-явить какое из суждений истинно, а какое ложно.
Употребление специальной лексики. Специальная лексика делится на 3 категории:
1. Термины, специальная лексика.
2. Профессионализмы.
3. Жаргонные профессиональные слова.
Термин – это слово или устойчивое словосочетание, которому приписано опреде-ленное понятие, употребляемое в определенной отрасли, экономической сфере.
Термины делопроизводственных документов делятся на термины, которые роди-лись в процессе управленческой деятельности, и на т.н. слова и словосочетания, которые отражают ту предметную область, которой занимается данное предприятие.
Правило: если документ составляется внутри организации, то здесь термины ис-пользуются широко (и ни у кого не вызывает сложность). Если же документ направляется в другую организацию, то термины надо употребить дозировано. Если нельзя обойтись без употребления терминов, то либо в скобках дается разъяснение терминов, либо дается официальное определение терминов (вплоть до использования словаря), но если терми-нов слишком много, то необходимо попытаться обойтись без них вообще.
Профессионализмы – это слова, которые возникают в двух вариантах: а) когда об-ласть деятельности не имеет своей терминологии, то появляются термины в процессе дея-тельности (охота, рыболовство); б) когда слова неофициальные становятся официально признанными терминами. Профессионализмы применяются только в устной речи.
Профессионально-жаргонные слова – форма просторечия, использующаяся на высшему уровне, но не желательно применять ни в письменной, ни в разговорной речи (заочники – студенты заочного отделения).
Правила употребления слов в деловых документах. Иногда в документах употреб-ляются историзмы и архаизмы. Это устаревшая лексика. Архаизмы – слова или словосо-четания вышедшие из употребления (челобитная, архивариус, писарь). Историзмы – сло-ва, обозначающие предмет, который вышел из употребления (кушак).
У нас очень много заимствованных иностранных слов. Это татарские, латинские, немецкие, английские. Процент, бухгалтер, акция, лидер, департамент, бюджет.
В делопроизводственных документах иностранные слова разрешено применять – но текст не должен быть усложненным, переизбытка не должно быть.
Если документ направляется к людям, которые не знают этих слов, то лучше заме-нить их обычными словами.
Часто встречающиеся ошибки в документах: тавтология – однокоренные слова, плеоназм – излишество, т.е. в словосочетаниях оказывается ненужное с точки зрения смысла. Например, в апреле месяце, студент получил 250 рублей денег.