В перечень полей БД «Читатели» так же входят дополнительные поля, не предусмотренные бумажными носителями регистрационной информации, например: Дата зачисления в ВУЗ, Дата отчисления из ВУЗа, Ученая степень, звание, Гражданство и др.
К дополнительным полям БД так же относятся:
- Штрих-код. Поле используется для автоматизированной книговыдачи и заполняется при помощи ручного сканера на основании этикетки штрих-кода, наклеенной на читательский билет;
- Категория. Поле заполняется в связи с дифференцированным подходом при обслуживании различных категорий читателей (например: студенты заочной формы обучения не обслуживаются на абонементе научной литературы).
Стоимость за пользование платными услугами на абонементах и в читальных залах так же зависит от категории читателя. Поле используется при снятии статистических данных, для различных внутренних исследований (например, количество читателей – аспирантов).
Расширенное средство ввода «Вложенный рабочий лист» (подполя) позволяет применять дифференцированный подход при заполнении полей. В частности, при заполнении поля «Место работы» заносятся сведения о названии организации, факультете, кафедре, подразделении СибГТУ.
Возможность присваивать одному полю несколько значений (повторяемость поля) также используется при регистрации, перерегистрации и выбытии читателя для различных подразделений библиотеки.
Таким образом, перечень полей листа ввода RDRU БД «Читатели» не только полностью включает в себя определенные нами в таблице 1 поля регистрации читателя, но и дает их развернутую характеристику, используя повторения полей, расширенные средства ввода и лингвистические средства: справочники, словари.
Автоматизация технологических процессов, в своей основе, подчинена двум целям – обеспечить минимальные временные и физические затраты при максимальном объеме работы, а так же и с этой же целью – обеспечить универсальность собственной эксплуатации. То есть, при внедрении АРМ на абонементах, подразумевается такое состояние технологических процессов, при котором любой из сотрудников абонемента не только бы мог уменьшить собственные временные и физические затраты на тот или иной процесс, но и обеспечить другому сотруднику подобные условия деятельности.
Определение полей ввода и порядок ввода регистрационной информации для автоматизации технологических процессов имеет первостепенное значение. Данная задача, с одной стороны, полностью подчиняется универсализации ввода данных, для обеспечения полного и точного поиска данных, их статистической обработки, а с другой стороны, необходимости рассматривать абонементы и кафедры выдачи литературы в комплексе.
Необходимость рассмотрения внедрения АРМ в комплексе приводит к тому, что поля листа ввода RDRU БД «Читатели» являются универсальными для всех мест выдачи литературы. Однако, это означает, что некоторые поля и подполя будут нести информацию, предназначенную как для всех мест выдачи, так и только для одного из них, что связанно со спецификой их деятельности. То есть, регистрационная информация о читателе тем или иным абонементом будет вводится в соответствии со спецификой абонемента. Это означает, что при регистрации читателя, один из абонементов получает возможность игнорировать заполнение того или иного поля согласно установившимся, связанным со спецификой деятельности, традициям.
Например, абонементу учебной литературы не имеет смысла заполнять Поле «Должность» поскольку его читатели студенты дневного отделения, а абонемент научной литературы будет вынужден игнорировать при регистра-ции читателя поле «Студент ВУЗа», если читатель таковым не является.
Тем не менее, большинство полей регистрации читателя обязательны для исследуемых абонементов и мест выдачи и призывают к формализован-ному методу их заполнения для избегания разночтений и ошибок при поиске данных, их статистической обработки.
Пополнение БД «Читатели» осуществляется путем создания новых записей на абонементе научной литературы, путем «вливания» сконвертированных данных о зачисленных абитуриентах полученных из вычислительного центра (ВЦ) вуза.
Удаление записей из БД «Читатели» происходит раз в год в конце ян-варя после снятия статистических данных по итогам года. Удаление происхо-дит на основании выбытия читателя из библиотеки.
Таким образом, рассмотрев процесс регистрации читателей на абонементах научной и учебной литературы, определив структуру оформления записи в БД «Читатели» и структуру оформления записи в традиционных регистрационных документах, делаются следующие выводы:
- в настоящее время при обслуживании читателей одновременно применяется обе технологии регистрации: автоматизированная и бумажная (традиционная);
- к традиционным технологиям относятся: Единая регистрационная картотека, номерная и алфавитная картотеки, картотека читательских формуляров;
- к автоматизированным технологиям относятся: комплексное использование БД «Читатели» при вводе новых данных, редактировании данных, оформления даты записи в библиотеку и её подразделения, даты перерегистрации на местах выдачи литературы, даты выбытия из подразделений библиотеки.
Из этого следует: для повышения эффективности деятельности абонементов научной и учебной литературы необходимо рассмотреть возможность отказа от бумажных технологий путем их консервации, что приведёт к сокращению технологического процесса первичной записи читателя.
На основании вышеизложенного предлагается отказаться от ведения Единой регистрационной картотеки, поскольку при помощи базы данных «Читатели» имеется возможности производить учёт количества записанных читателей, выбывших читателей, перерегистрированных читателей различных категорий.
Что касается другой функции ЕРК – определения номера читательского билета в случае его утери, прежде всего, в БД «Читатели» автоматически формируются словари данных, в частности: ФИО Читателя, ФИО Держателя литературы и т.д. Следовательно, найти читателя по его фамилии при помощи поисковых средств АРМ «Каталогизатор» не только представляется возможным, но и сокращает временные ресурсы на поиск.
Более того, поиск номера читательского билета, соответствующего по-рядковому номеру читательского формуляра становится необязательным в случае консервации Картотеки читательских формуляров.
Исходя из возможности отказа от ведения ЕРК на абонементе научной литературы для категории читателя – сотрудники ВУЗа и в связи с тем, что БД «Читатели» единая для всех категорий читателя, так же предлагается отказать от ведения алфавитной регистрационной картотеки для категории читателей — студентов дневной формы обучения.
Исходя из функций номерной картотеки, соответственно, при отказе от ведения алфавитной регистрационной картотеки, следует рассмотреть вопрос отказа ведения номерной картотеки, представляющей собой альтернативной вариант Картотеки читательских формуляров
Тем не менее, следует отметить, что номерная картотека на абонементах учебной и заочной литературы тесно взаимосвязана с листком возврата, приклеенного к выданным экземплярам. Так же и «Картотека читательских формуляров», как номерная картотека на абонементе научной литературы, тесно взаимосвязаны с таким документом, как «Книжный формуляр». Следовательно, для того чтобы принять решения об отказе от таких бумажных технология, как «Картотека читательских формуляров» и номерных картотеках, необходимо рассмотреть автоматизацию процесса «Книгообмен» на исследуемых абонементах.
Как известно, электронный каталог создается и поддерживается в рабочем состоянии не только для того, чтобы пользователь знал, какие документы в нем находятся, самое главное, чтобы с его помощью читатель на свой запрос быстро получил документ, информацию и библиотечную услугу в удобной для него форме.
Поэтому в конце 2003 г. в научной библиотеке СибГТУ предложена новая современная услуга – электронная выдача документов, основанная на принципе штрихового кодирования. В целях электронной выдачи применяется АРМ «Книговыдача» АБИС «ИРБИС», представленный на рисунке 4.2, функциональной особенность которого является одновременная работа с двумя базами данных «Читатели» и «Электронный каталог НБ СибГТУ».
Считывание ручным сканером штрих-кода с читательского билета в БД «Читатели» вызывает электронную запись читателя, а считывание сканером штрих-кода с книжного экземпляра вызывает электронную запись из БД «Электронный каталог НБ СибГТУ» и присваивает её электронной записи в БД «Читатели», что находит отражение автоматическим заполнением подполей поля 40 на странице «Сведения о взятой литературе». Одновременно в поле 999 БД «Электронный каталог НБ СибГТУ», представляющем собой счетчик количества выдач, отражается сведение о произведенной выдаче.
Более упрощенный вариант электронной выдачи применяется использованием такой функции АРМ, как скоростной интерфейс, представленный на рисунке 4.2, когда поиск электронных записей в базе данных происходит автоматически, а совершение выдачи отражается в многостроковом окне.
Для возврата выданной литературы при помощи скоростного интерфейса можно считать сканером только штрих-код возвращенного экземпляра, при этом запись читателя в БД находится автоматически, в поле 40 происходит отражение факта возврата.
