Другой вариант оформления возврата (без применения скоростного интерфейса) осуществляется на плоскости ЧИТАТЕЛИ АРМ «Книговыдача» путем отметки мышью возвращаемых экземпляров и нажатием кнопки «Возврат». Подобным образом осуществляется и продление сроков возврата по желанию читателя, но в этом случае применяется кнопка «Продлить».
Дата предполагаемого возврата для различных мест выдачи установлена по умолчанию в соответствии с правилами обслуживания конкретного подразделения библиотеки. Для установки специальной даты предполагаемого возврата (краткосрочный, ночной абонемент) имеется возможность использовать календарь в сочетании со скоростным интерфейсом.
На абонементе научной литературы процесс автоматизированной книговыдачи функционирует с декабря 2003 года, в научно-библиографическом отделе – с января 2006 года. Особенностью работы данных подразделений является выдача документов сотрудникам ВУЗа как из собственного фонда, так и из фонда книгохранения.
В 2006 году планируется продолжить эксперимент внедрении автоматизированной книговыдачи в секторе гуманитарной литературы без участия книжного формуляра, а так же подготавливается эксперимент электронной выдачи при массовом обслуживании студентов первого курса.
Традиционными документами, фиксирующими книговыдачу или возврат выданной литературы, являются «Книжный формуляр» и «Контрольный листок возврата».
«Книжный формуляр» является вторичным документом по отношению к конкретному экземпляру, при книговыдаче вкладывается в «Читательский формуляр», на абонементе научной литературы – вкладывается в формуляр номерной картотеки. При возврате литературы «Книжный формуляр» изымается из читательского формуляра (или карточки номерной картотеки) и присваивается возвращенному экземпляру.
«Контрольный листок возврата» является вторичным документом по отношению к конкретному экземпляру. На абонементе учебной литературы выдается вместе с экземпляром и служит основанием для определения принадлежности утерянного экземпляра конкретному читателю при взаимодействии с номерной картотекой. На абонементе научной литературы при книговыдачи расставляется в «заместитель» и служит указанием места хранения конкретного экземпляра.
Перечень полей электронного каталога научной библиотеки в обязательном порядке включает в себя поля заполнения «Книжного формуляра», поскольку изготовление «Книжного формуляра», как и «Контрольного листка возврата», происходит в отделе научной обработки литературы по итогам создания записи в электронном каталоге.
Дата выдачи, дата предполагаемого возврата при книговыдаче и дата фактического возврата при возвращении экземпляра в АРМ «Книговыдача» устанавливаются автоматически либо при помощи календаря скоростного интерфейса.
Таким образом, при рассмотрении возможности отказа от такого бумажного документа, как «Книжный формуляр», можно сделать следующие выводы:
- оформление выдачи и возврата экземпляра выполняет функцию «Книжного формуляра», т.е. электронная запись из электронного каталога присваивается электронной записи в БД «Читатели»;
- использование АРМ «Книговыдача» позволяет автоматически устанавливать дату выдачи, дату предполагаемого возврата, дату фактического возврата;
- использование дублирующих технологий не позволяет эффективно использовать ресурсы времени;
- при отмене «Книжного формуляра» становится возможном рассмотреть вопрос о консервации «Картотеки читательских формуляров» и номерной картотеки на абонементе научной литературы;
- отмена «Книжного формуляра» и переход на обслуживание читателей в электронном режиме влечет автоматический отказ от «Контрольного листка возврата», что в свою очередь является предметом рассмотрения изменений технологического процесса «Книгообмена» на местах выдачи.
Ещё одним моментом, препятствующим при отказе от «Картотеки читательских формуляров» является то, что отказ от традиционных (бумажных) технологий и перевод всей информации в электронный вид не может быть осуществлен без изменения правил обслуживания в НБ СибГТУ. Прежде всего, читательский формуляр является формой договора между библиотекой и читателем. При первичной записи читатель ставит в нём свою роспись, тем самым, совершая юридически оформленное соглашение, в том числе, и о том, что в случае утери изданий или просроченного срока возврата к нему могут применяться штрафные взыскания.
Следовательно, необходимо разработать стандартный договор с читателем, содержащий правила обслуживания в электронном режиме, в том числе и в случае отказа в нем при отключении электричества, аварийных работах в локальной сети и т.д. Договор необходимо подписывать с читателем при первичной записи, и после выбытия читателя из библиотеки хранить согласно, установленным для карточек ЕРК, нормам хранения.
Таким образом, на основании вышеизложенного можно сделать вывод о том, что внедрение информационных технологий в процесс обслуживания читателей в НБ СибГТУ происходит постепенно, с широким охватом возможностей, предоставляемых программным обеспечением АБИС «ИРБИС».
Для эффективного внедрения автоматизированной книговыдачи необходим отказ от части бумажных технологий при обслуживании читателей, в частности: номерной и алфавитной картотек, единой регистрационной картотеки, читательских формуляров. Это сопряжено с изменением правил обслуживания, касающихся оформлением договорных отношений между читателем и библиотекой, в т.ч. его готовности принять отказ от обслуживания вследствие технических неисправностей.
Процесс автоматизированной книговыдачи в НБ СибГТУ глубоко освоен сотрудниками абонементов, и считается возможным постепенный отказ от использования традиционных (бумажных) технологий. Предлагается провести консервацию картотек этих подразделений, включая и ЕРК на абонементах научной литературы. Постепенное изымание из обращения читательских формуляров позволит в конечном итоге оставить формуляры только давних задолжников. Изымание формуляров из обращение возможно только при отсутствие вложенных в них книжных формуляров, т.е. если читатель не имеет на руках изданий, принадлежащих библиотеке.
