СХЕМА ДАННЫХ

Итак, пусть у нас есть две таблицы, которые содер­жат различные данные. Каждую таблицу в отдельности можно рассматривать как плоскую систему (или плоский файл). При этом мы, конечно же, можем создать каждую таблицу в отдельном файле. Тогда у нас было бы две само­стоятельных плоских системы (два плоских файла).

Но мы хотим создать реляционную, т.е. связанную базу данных. В таких базах данные распределены в двух и более таблицах, находящихся в одном файле. Информация в этих таблицах связывается с помощью связующего поля. Связанные поля должны быть идентичны по типу данных, по размеру и всему остальному. Связующим полем в таб­лицах “Номера” и “Этажи” будет поле “Код категории”. В нашем случае совпадают даже имена полей в обеих таб­лицах, но это необязательно.

Имеются четыре типа отношений при связывании двух таблиц: «Один-к-одному», «Один-ко-многим», «Многие-к-одному» и «Многие-ко-многим».

При первой, самой простой связи, одна запись пер­вой таблицы связывается только с одной записью другой таблицы. Связь довольно редкая. Более распространена вторая связь, при которой одна запись первой таблицы свя­зывается со многими записями во второй.

Перед тем, как установить первую связь, остано­вимся на двух окнах, которые в Access будут сопровождать нас постоянно – это окна “Схема данных” и “Добавление таблицы”. В окно “Схема данных” Вы будете заносить таб­лицы и устанавливать между ними связи. Таблицы в этом окне имеют вид прямоугольников, вверху которых находятся имена таблиц, а ниже — имена полей этих таблиц. Пря­моугольники таблиц – это тоже окна, т.е. их можно пере­мещать и изменять их размер. Если полей в таблице много, и все они не видны, то в окне-таблице появляется полоса вертикальной прокрутки, с помощью которой становятся доступными все поля.

Для того, чтобы таблица появилась в “Схеме данных”, её нужно туда добавить (не ввести, а именно доба­вить) с помощью окна “Добавление таблицы”. Вызов этого окна происходит либо с помощью кнопки “Добавить таб­лицу” (на кнопке изображен плюс над значком таблицы), либо выполнив соответствующую команду. Команда “Добавить таб­лицу” не имеет своей постоянной опции в горизонтальном меню. При работе со схемой данных она располагается в опции “Связи…”.

Мы можем удалять таблицу из окна “Схема дан­ных”, нажав на клавишу <DEL>. Удаляется активная таб­лица, т.е. та, имя или одно из полей которой подсвечено (выделено).

Итак, свяжем наши таблицы “Номера” и “Этажи”. Для этого выполните команду “Правка – Схема данных”, или нажмите на кнопке “Схема данных” панели инстру­ментов “База данных”.

В окне “Схема данных” открывается окно “Добавление таблицы”. Выберите таблицу “Номера” и на­жмите “Добавить”. В окне “Схема данных” появилась таб­лица “Номера” с ее полями. Расположите окно “Добавление таблицы” на экране поудобнее (перемещая его) и добавьте таблицы “Этажи” и “Гости”. После этого щелкните “Закрыть” в окне “Добавление таблицы”.

Закройте окно “Схема данных” и нажмите “Да” для сохранения макета “Схема данных”. Вновь вызовите схему данных. Обратите внимание, что вместо опции “Защита” в основном меню появилась опция “Связи”.

Для связывания таблиц “Этажи” и “Номера” в окне каждой таблицы прокрутите список полей до тех пор, пока на экране не появится связующее поле “Код категории” (в нашем случае и прокручивать не нужно, т.к. список полей мал и виден весь).

Нажмите кнопку мыши, поместив предварительно курсор на поле, с помощью которого устанавливается связь, и, не отпуская кнопки, переместите курсор в другое поле, а затем отпустите кнопку. В появившемся окне “Связи” убедитесь, что таблица и имена полей верны и щелкните на кнопке “Создать” – на экране появляется линия, связывающая таблицы.

Таблицы “Гости” и “Этажи” свяжите по полю “Номер комнаты” самостоятельно.

Если окно какой-либо таблицы будет закрывать “связь”, то переместите окно.

Оставьте комментарий