Итак, пусть у нас есть две таблицы, которые содержат различные данные. Каждую таблицу в отдельности можно рассматривать как плоскую систему (или плоский файл). При этом мы, конечно же, можем создать каждую таблицу в отдельном файле. Тогда у нас было бы две самостоятельных плоских системы (два плоских файла).
Но мы хотим создать реляционную, т.е. связанную базу данных. В таких базах данные распределены в двух и более таблицах, находящихся в одном файле. Информация в этих таблицах связывается с помощью связующего поля. Связанные поля должны быть идентичны по типу данных, по размеру и всему остальному. Связующим полем в таблицах “Номера” и “Этажи” будет поле “Код категории”. В нашем случае совпадают даже имена полей в обеих таблицах, но это необязательно.
Имеются четыре типа отношений при связывании двух таблиц: «Один-к-одному», «Один-ко-многим», «Многие-к-одному» и «Многие-ко-многим».
При первой, самой простой связи, одна запись первой таблицы связывается только с одной записью другой таблицы. Связь довольно редкая. Более распространена вторая связь, при которой одна запись первой таблицы связывается со многими записями во второй.
Перед тем, как установить первую связь, остановимся на двух окнах, которые в Access будут сопровождать нас постоянно – это окна “Схема данных” и “Добавление таблицы”. В окно “Схема данных” Вы будете заносить таблицы и устанавливать между ними связи. Таблицы в этом окне имеют вид прямоугольников, вверху которых находятся имена таблиц, а ниже — имена полей этих таблиц. Прямоугольники таблиц – это тоже окна, т.е. их можно перемещать и изменять их размер. Если полей в таблице много, и все они не видны, то в окне-таблице появляется полоса вертикальной прокрутки, с помощью которой становятся доступными все поля.
Для того, чтобы таблица появилась в “Схеме данных”, её нужно туда добавить (не ввести, а именно добавить) с помощью окна “Добавление таблицы”. Вызов этого окна происходит либо с помощью кнопки “Добавить таблицу” (на кнопке изображен плюс над значком таблицы), либо выполнив соответствующую команду. Команда “Добавить таблицу” не имеет своей постоянной опции в горизонтальном меню. При работе со схемой данных она располагается в опции “Связи…”.
Мы можем удалять таблицу из окна “Схема данных”, нажав на клавишу <DEL>. Удаляется активная таблица, т.е. та, имя или одно из полей которой подсвечено (выделено).
Итак, свяжем наши таблицы “Номера” и “Этажи”. Для этого выполните команду “Правка – Схема данных”, или нажмите на кнопке “Схема данных” панели инструментов “База данных”.
В окне “Схема данных” открывается окно “Добавление таблицы”. Выберите таблицу “Номера” и нажмите “Добавить”. В окне “Схема данных” появилась таблица “Номера” с ее полями. Расположите окно “Добавление таблицы” на экране поудобнее (перемещая его) и добавьте таблицы “Этажи” и “Гости”. После этого щелкните “Закрыть” в окне “Добавление таблицы”.
Закройте окно “Схема данных” и нажмите “Да” для сохранения макета “Схема данных”. Вновь вызовите схему данных. Обратите внимание, что вместо опции “Защита” в основном меню появилась опция “Связи”.
Для связывания таблиц “Этажи” и “Номера” в окне каждой таблицы прокрутите список полей до тех пор, пока на экране не появится связующее поле “Код категории” (в нашем случае и прокручивать не нужно, т.к. список полей мал и виден весь).
Нажмите кнопку мыши, поместив предварительно курсор на поле, с помощью которого устанавливается связь, и, не отпуская кнопки, переместите курсор в другое поле, а затем отпустите кнопку. В появившемся окне “Связи” убедитесь, что таблица и имена полей верны и щелкните на кнопке “Создать” – на экране появляется линия, связывающая таблицы.
Таблицы “Гости” и “Этажи” свяжите по полю “Номер комнаты” самостоятельно.
Если окно какой-либо таблицы будет закрывать “связь”, то переместите окно.
