Настоящий СТО устанавливает требования к управлению всеми внутренними документами СМК. Процесс управления документацией СМК включает следующие этапы:
4.5.1 Принятие решения о разработке (пересмотре) документа СМК.
4.5.2 Планирование разработки (пересмотра). В случае принятия решения о необходимости разработки документа и выпуска приказа, ПРК в течение 5 рабочих дней, совместно инженером по качеству подготавливает план разработки (пересмотра) документа, в котором определяются: срок разработки, ответственные, состав разработчиков, порядок согласования документа. План разработки (пересмотра) документа утверждается д и ректором и считается документом, имеющим силу приказа.
4.5.3 Разработка (изменение) документа. В установленные в Плане сроки (не позднее, чем через 22 рабочих дня) ответственный за разработку предоставляет подготовленный проект документа, заверенный его подписью в установленном месте, инженеру по качеству для проверки соответствия документа требованиям СМК. .
Контроль разработки документов СМК осуществляет ПРК.
4.5.4 Проверка документа на соответствие требованиям СМК. Инженер по качеству в 2-дневный срок проводит проверку проекта документа на соответствие требованиям стандартов в области качества.
4.5.5 Согласование документа. Ответственный за разработку документа в установленный срок согласует его с ПРК. Срок согласования документа у ПРК не более 5 дней.
4.5.6 Утверждение. Директор в течение 1 рабочего дня утверждает проект документа или возвращает его ПРК для доработки.
4.5.7 Регистрация. Инженер по качеству, получив контрольный экземпляр утвержденного документа, в течение 1 рабочего дня регистрирует его в журнале регистрации нормативных документов СМК, присваивает ему статус контрольного экземпляра (форма данного документа содержится в альбоме бланка форм) и ставит его на хранение.
4.5.8 Издание, учет тиража, рассылка. Инженер по качеству в течение 2 рабочих дней снимает с контрольного экземпляра документа необходимое число копий.
4.5.9 Доведение до персонала, применение (обращение) документа.
4.5.10 Внутренний аудит. Внутренняя проверка документов СМК осуществляется систематически, в порядке, установленном СТО СМК-2-4.1-2011 Система менеджмента качества. Внутренний аудит.
Аудит документов СМК включает в себя проверку:
— наличия копий у пользователей в соответствии с листом рассылки;
— состояния копий, обеспечение их сохранности, условий хранения;
— соответствия подлиннику, т.е. своевременность внесения изменений;
В случае если по результатам внутреннего аудита отмечены несоответствия в документе СМК и требуется его изменение, автор документа готовит служебную записку на изменения и согласовывает ее с руководителями, которые согласовывали сам документ.
4.5.11 Внесение изменений в документы СМК.
Причинами внесения изменений в документы СМК в общем случае могут быть: изменение политики и целей в области качества, изменение условий выполнения работы, регламентированной документом, изменение требований к выполнению работы, результаты внутренней или внешней проверки (аудита) СМК, решение директора, предложения руководителей, сотрудников и исполнителей и любые другие обоснованные случаи.
4.5.12 Хранение. Руководители СП и владельцы процессов в течение всего периода действия документов СМК обеспечивают их правильное хранение.
4.5.13 Изъятие из обращения.
