При руководстве проектированием и внедрением больших агрегатированных систем, которые, к тому же, должны быть интегрированы с другими составляющими комплекса информационных технологий, например, с системой управления грузовыми и пассажирскими перевозками, особенно важен принцип “первого руководителя” и четкая методология создания инфраструктуры проектирования и внедрения.
На дороге был создан Управляющий Совет по внедрению ЕК АСУФР под руководством начальника дороги, в состав которого вошли высшие руководители, курирующие подразделения, являющиеся объектами внедрения (рис. 2.1). В составе управляющего совета были организованы две рабочие группы:
- по подготовке инфраструктуры (ЛВС подразделений, сеть передачи данных) и решению технических вопросов, в т.ч. созданию условий жизнеобеспечения автоматизированных рабочих мест (электроснабжение, заземление) под руководством главного инженера дороги;
- по разработке технологии и функциональности системы под руководством заместителя начальника дороги по экономике.
По каждому модулю R/3 были сформированы проектные группы из числа специалистов по информационным технологиям ИВЦ и опытных специалистов служб и подразделений с освобождением от своих обязанностей на весь срок проектирования и внедрения пилотного проекта. Таким образом, в составе каждой группы вместе со специалистами по информационным технологиям работали специалисты предметной области. Для обучения проектировщиков системы и создания нормальных условий их дальнейшей работы был создан проектный полигон площадью 300 кв. м, состоящий из пяти кабинетов, оборудованных локальной вычислительной сетью на 43 рабочих места проектировщиков и проекционным оборудованием.
В мае-июле 1998 г. фирма САП Консалт СНГ в кабинетах проектного полигона провела обучение проектировщиков системы. Причем специалисты ИВЦ, наряду с курсами по функциональным настройкам системы, прошли обучение и по языковым средствам разработки АВАР-4, входящим в систему, что позволило в дальнейшем в рамках R/3 разрабатывать собственные отчеты и, что более существенно, создавать интерфейсы с имеющимися на дороге АРМами и системами.
Принципиальным этапом в подготовительных работах, определившим в дальнейшем концепцию внедрения, было определение стратегии внедрения ERP-системы на дороге. Были введены понятия пилотной зоны и базовой функциональности, которые в совокупности составили пилотный проект [7].
Железнодорожная отрасль – многоотраслевое хозяйство, состоящее из подразделений различного функционального назначения. Это подразделения служб пути, вагонного и локомотивного хозяйств, перевозок, сигнализации и связи, электроснабжения и ряд других, каждое из которых имеет в своем ведении до 10 и более предприятий с однотипными правилами учетной политики. Для обеспечения оперативности внедрения для каждого подразделения перечисленных служб был разработан прототип системы, который затем тиражировался на родственные предприятия “своего” хозяйства.
В состав пилотной зоны внедрения вошли ведущие службы, руководство дороги и ряд предприятий.
В составе базовой функциональности были выбраны модули:
- финансовая бухгалтерия (модуль FI), включая главную книгу, бухгалтерию кредиторов и дебиторов;
- управление материальными потоками (модуль ММ), включая функции закупки, управления запасами, управления сбытом;
- контроллинг (модуль СО), включая учет затрат по местам возникновения, учет затрат по статьям, отчетность;
- учет основных средств (модуль АА).
Несколько позже к базовой функциональности добавился модуль распределения услуг, поставок и выставления счетов (модуль SD).
Опыт разработки прототипа базовой функциональности и концепция тиражирования системы на нашей дороге впоследствии был одобрен двумя комиссиями, в составе которых работали представители департамента финансов МПС России, отраслевых научно-исследовательских институтов, ведущие специалисты и руководители служб ряда дорог сети. Сегодня этот опыт практически воплощается при внедрении системы на других дорогах.
Большое внимание было уделено обучению пользователей, ибо даже идеальный программно-технологический проект обречен на неудачу без хорошо подготовленных специалистов, видящих перед собой реальные итоги функционирования системы как результат непосредственно своего труда. Люди – это основа каждой информационной технологии, будь то кладовщик, своевременно выполняющий ввод документов об операциях на складе и обеспечивающий таким образом достоверность информации в режиме реального времени, или руководитель, имеющий как обобщающие результаты о деятельности подчиненного подразделения, так и возможность контроля возникновения каждой конкретной цифры вплоть до первичного документа. Уровень подготовки пользователей, в особенности из руководящего состава, определяет, в конечном итоге, уровень эффективности от применения системы. Для обучения конечных пользователей на дороге была создана учебная база: два компьютерных класса на 20 мест.
К середине 2001 года было завершено внедрение базовой функциональности на всех подразделениях основной деятельности (98 предприятий) и в 14 службах управления дороги с подключением 1216 пользователей системы.
В целях развития функциональности системы параллельно с внедрением базового набора модулей проводились проектные работы и внедрение модуля “Информационная система руководителя” (ИСР), как мощного средства для анализа и принятия решений в блоке вопросов финансово-хозяйственной деятельности. В частности, в названном модуле реализован ежесуточный мониторинг на всех уровнях управления (предприятие – служба – руководство дороги):
- эксплуатационных расходов с детализацией до элементов и мест возникновения затрат;
- запасов материалов в стоимостном и натуральном выражении с детализацией до материала;
- дебиторской задолженности с детализацией до дебитора;
- кредиторской задолженности с детализацией до кредитора;
- доходов от подсобно-вспомогательной деятельности с детализацией до клиента.
