В основе любой научной дисциплины лежит понятие. Понятие – это представление об общем, наиболее существенном в изучаемых явлениях или предметах.
Наиболее существенное в понятии «документ» — это информация, ее закрепление.
Информация (с лат.) – новости, сведения, данные.
Одним из важнейших проявлений человеческого поведения является коммуникация, т.е. общение с другими людьми посредством определенных знаков или символов. Первоначально информацию об окружающем мире человек передавал с помощью жестов, мимики, крика, прикосновений и т.п., простейших средств зрительной, слуховой, осязательной коммуникации. Возникновении осмысленной речи и языка ознаменовало, по мнению ряда ученых, появление первой информационной технологии в истории человеческого общества.
Между тем по мере развития человека возрастала потребность в передаче информации не только в пространстве, но также и во времени, т.е. в хранении информации. Однако простейшие средства коммуникации, передачи информации были несовершенны. Та же человеческая речь слышна лишь на небольшом расстоянии и только в момент ее произнесения. Трудно было сохранять нужную информацию, поскольку знания на первых порах еще не были отделены от субъекта, который обладал ими. Не случайно в тот период роль своеобразных банков знаний и каналов их передачи играли старики, т.е. самые опытные члены общества.
Отделение информации от субъекта и первые попытки ее закрепления были связаны с применением сигнализации. Для передачи информации в пространстве использовалась сигнализация дымом, огнем костров, звуками труб, барабанным боем, определенным образом положенной ветвью или стрелой и т.п. Использовались также предметы, которым придавалось символическое значение. Хрестоматийным стал приведенный древнегреческим историком Геродотом пример символического послания древних скифов персам. Это послание состояло из птицы, лягушки, мыши и пучка стрел и означало: «Если вы, персы, не научитесь летать как птицы, прыгать по болотам, как лягушки, прятаться в норы, подобно мышам, то будете осыпаны нашими стрелами, как только вступите на скифскую землю».
Позднее на смену символической пришла условная сигнализация, в которой предметы использовались как условные знаки по предварительной договоренности людей о том, что будет означать определенный предмет. В результате появились системы мнемонических знаков для ведения счета при помощи предметов, а также более сложное «узелковое письмо»: у древних инков (кипу), в Древнем Китае, у монголов. Вероятно, подобного рода «письмо» имелось и у славян. Не случайно в русском языке сохранилось выражение «завязать узелок на память», т.е. сохранить в памяти какую-либо информацию. В качестве условных знаков использовались также бирки (дощечки) с зарубками – в торговых, финансовых, кредиторских операциях. У славян такие бирки назывались «носами», так как их обычно носили с собой, закрепляя какую-либо информацию с помощью различных насечек, зарубок. Отсюда произошло выражение «зарубить на носу», т.е. запомнить крепко-накрепко.
Для закрепления и передачи информации во времени использовались могильные холмы, курганы, кресты, надгробия, знаки собственности (геральдические знаки, межевые камни, знаки клейма для скота и т.п.)
Предметные способы общения сохранились и в наши дни: преподнесение хлеба и соли – как знак гостеприимства, букетов цветов и сувениров – как знак внимания, знаки различия – у военных, флаги государств, система сигнализации светофорами и семафорами и т.п.
Появление письменности ознаменовало переход человечества к новой информационной технологии. С помощью графических знаковых систем стало возможным отделить информацию от субъекта и зафиксировать ее на каком-либо материале с целью последующей передачи во времени и пространстве. В результате появилась документированная информация, т.е. документ.
Информация, зафиксированная на материальном носителе, выполняла в древности роль свидетельства, доказательства. Именно на эту важнейшую функцию документа первоначально обращалось внимание. Латинское слово «documentum» произошло от «doceo» — «учу», или «извещаю» и означало как раз «свидетельство», «доказательство». Важно заметить, что термин «документ» более старый, нежели термин «информация». К тому же до начала XX века понятие информации было связано прежде всего с сообщением, осведомлением, с передачей сообщений, их интерпретацией.
В России термин «документ» был переведен Петром Первым именно как «письменное свидетельство». На всем протяжении 18-го столетия в определении понятия «документ» выделялось прежде всего его правовое назначение. Между тем сам термин в течение длительного времени почти не употреблялся. Вместо него в делопроизводственной практике обычно использовались другие термины: «акт», «дело», «бумага».
Постепенное накопление знаний о документах привело в XIX в. к выделению, помимо правового, также и управленческого аспекта документа, что нашло отражение в словаре Даля В.И., где документ определяется как «всякая важная деловая бумага, так же диплом, свидетельство».
К середине XX в. получил определенность еще один важнейший аспект документа – исторический, т.е. его значение как носителя ретроспективной информации. Так, авторы «Словаря современного русского литературного языка», изданного в 1954 г., выделил «исторические документы – летописи, хроники, записи и т.п., свидетельствующие о каком-либо историческом событии, лице, эпохе и т.п.»
В первой половине 20-го столетия было существенно пересмотрено содержание понятия «информация», которое стало связываться с категорией отражения, как всеобщим свойством материи, первичным по отношению к информации. А во второй половине XX в. с развитием кибернетики, информатики, вычислительной техники развернулось активное изучение социальной сущности и информационной природы документа, что привело к дальнейшему расширению и, самое главное, к углублению его понятии. Именно в этот период было дано теоретическое обоснование неразрывной связи понятий «документ» и «информация». Однако незавершенность научных представлений и, как следствие наличие многочисленных и разнообразных суждений о сущности, природе, содержании понятия «информация» не могли не отразиться также и на определении понятия «документ».
До начала 20 в. понятие «информация» сводилась к передаче сообщений. В 20 в. это понятие стало связываться с категорией отражения. Но и сейчас споры о понятии «информация». К настоящему времени все подходы в определении информация делятся на 2 группы:
- Те, кто рассматривают информацию как свойство, как атрибут присущее всем без исключения материальным объектам. (Бирюков, Баженов) – Атрибутивная концепция информации.
- Те, кто считает, что информация появилась с возникновением жизни, связывают информацию с живой природой, с функциональной, самоорганизующейся системой (академик Моисеев, Дубровский, Тришкин). Но нет единства мнений: один полагают, что информация применима только к человеческому обществу; другие считают, что информация есть во всех самоуправляющихся системах живой природы.
Результатом научных споров является отсутствие точного определения понятия «информация». Так, в Словаре основных терминов в области информатики представлено четыре наиболее распространенных толкования этого понятия:
- «Информация – это смысл полученного сообщения, его интерпретация».
- Информация – это «содержание сообщений», а также «само сообщение, данные».
- «Информация – это третья составляющая трех основ мироздания (материя, энергия, информация)».
- «Информация – это то, что уменьшает неопределенность события».
Но все авторы сходятся в том, что социальная жизнь невозможна без информации, выступающей в качестве двигателя общественного и технического прогресса. При этом важнейшая роль отводится социальной информации.
Виды информации и информационных структур:
Информация закрепляется на каком-либо материале, т.е. документ – это не только информация, но и материальный объект.
Неоднозначное толкование понятия «информация» вызывает в ряде случаев необходимость более четкого его определения и фиксации в отдельных нормативных актах. Так, в ст.2 Закона РФ «Об информации, информатизации и защите информации» от 20.02.1995 г. № 24ФЗ информация рассматривается как «сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления».
Т.о., к настоящему времени понятие «документ» вобрало в себя такие наиболее существенные характеристики, как информационное предназначение, материальный носитель, а также ряд функциональных аспектов.
Вместе с тем определение понятия «документ» в различных науках имеет существенные отличия. Это зависит, во-первых, от более или менее широкого толкования понятия информации и, во-вторых, от выдвижения на первый план какой-либо одной составляющей документа, от акцентирования внимания на каком-либо отдельном функциональном аспекте. В информатике, например, документ нередко определяется как «материальный объект, содержащей информацию в закрепленном виде». В результате под это определение подпадает множество объектов, т.к. в природе нет материальных объектов, которые не содержали бы какую-либо информацию. В документалистике – одной из наук об информации – под документом понимается «любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом на любом носителе с целью ее обращения в динамической информационной системе». Это определение значительно сужает понятие документа, но тем не менее включает в него одновременно и книги, и журналы, и газеты, и служебные документы и т.п.
Для общественных наук, в зависимости от их предмета, целей и задач, в определении понятия документа характерно выделение каких-то отдельных его сторон. Так, в юридических науках акцентируется внимание на правовом аспекте. В результате документ фигурирует преимущественно как средство документирования и доказательства правовых отношений. В сфере управления документ исследуется главным образом как средство фиксации и передачи управленческих решений. В исторической науке документы рассматриваются прежде всего как исторические источники, т.е. носители информации.
С юридических и экономических сторон важно однозначное понимание документа: это закрепляется в стандартах. При составлении государственных стандартов привлекаются ученые-специалисты (экономисты, лингвисты, документоведы).
Со временем происходит коррекция определения документ. У нас трижды менялся стандарт, где закреплены термины по делопроизводству.
Первый ГОСТ в 1970 г. (ГОСТ 1648 7 – 70) «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Документ здесь определяется так: это средство закрепления различным способом на специальном материале информации о фактах, событиях, явлениях объективной деятельности и мыслительной деятельности человека.
Закрепление информации, по этому определению, идет при участии человека; информация может быть закреплена различными способами; информация может быть на специальном материале.
Скоро обнаружились слабые места определения, т.к. документ – это не средство закрепления информации, а средство – это звукозапись, письмо, киносъемка, и т.д.
В 1983 г. ГОСТ 1648 7 – 70 был пересмотрен. И появился ГОСТ 1648 7 – 83 с тем же названием.
Документ— здесь определяется: материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве.
Но и это подверглось критике, т.к. акцент здесь был сделан на материальном носителе информации. Илюшенко поставил вопрос: «Куда писать документы личного происхождения, или наскальные надписи, он не подпадают под определении».
С середины 90-х г.г. началась работа над новым государственным стандартом. Решено воспользоваться определением, которое было приведено в 1995 г. в законе РФ «Об информации, информатизации и защите информации». Это определение вошло в новый ГОСТ 1998 г. – ГОСТ Р 511141 – 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
Документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Здесь отражена прежде всего информационная сущность документа, так же как и его непосредственная связь с материальным носителем.
В этом определение отмечена связь документа с материальным носителем, имеются ограничения – не любая информация, а с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Т.е. определение основано на двуединстве информации и материального носителя.
Как полагают некоторые авторы (В.А. Копылов, М.В. Ларин), в результате документирования происходит как бы материализация, овеществление информации. Будучи «закрепленной» на материальном носителе или даже «привязанной» к нему, информация тем самым обособляется от ее создателя. «Документированная информация…есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности».
Это определение во многом перекликается с определениями, содержащимися в зарубежной литературе и применяющимися в зарубежной делопроизводственной и архивной практике. Так, в «Словаре архивной терминологии», изданном в 1988 г. Международным советом по делам архивом, документ (Document) рассматривается как «комбинация носителя и записанной на нем или в нем информации, которая может иметь доказательную или справочную ценность». В другом случае документ определяется как «записанная информация, вне зависимости от формы или носителя, созданная, полученная и сохраняемая организациями, институтами и индивидуумами в обеспечение своих законных прав и обязанностей или для проведения деловых операций».
Бурное развитие новых информационных технологий побудило ряд американских исследователей внести предложение о введении в практику правительственных и судебных учреждений США новое определение документа: «Документ – информация, созданная на некотором носителе некоторой техникой, известной в настоящее время или могущей быть изобретенной в будущем».
Неточное употребление того или иного термина может обернуться нежелательными юридическим, экономическими последствиями, т.к. «язык делового общения тесно связан с лексикой законодательных и нормативных актов, опирается на нее». Не случайно стандартизированные термины и определения являются обязательными для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.
Вместе с тем ориентация на управленческую, делопроизводственную практику потребовала известного сужения, уточнения границ документа. Поэтому в стандартизированном определении документа в качестве его основы, помимо информации и материального носителя выделен еще и третий компонент – возможность идентификации информации через реквизиты. В итоге новое определение существенно ограничило понятие документа, сведя его по существу к служебным, деловым документам, поскольку в том же ГОСТе «реквизит» определяется как «обязательный элемент оформления официального документа». Иначе говоря, тем самым была проведена четкая граница между управленческим документом и любой другой зафиксированной на материальном носителе информацией.
Принято, чтобы в определении понятия не нужно было вводить другие термины, которые необходимо разъяснять (например, реквизит); + неясно кем зафиксирована информация.
Реквизит — это обязательный элемент оформления официального документа. ( по ГОСТу от 1 января 1999 г.)
Всего реквизитов 28 по ГОСТу.
