Квартальный бюджет для БДДС представляет собой сумму месячных бюджетов с расшифровкой первого месяца понедельно.
Квартальный бюджет для БДР представляет собой сумму месячных бюджетов.
(см. табл.2)
Шаг №1 “ Рассылка бюджетного уведомления и бюджетной заявки всем ЦО задействованным в процессе разработки бюджета дивизиона в рамках квартального бюджета с учетом выходных и праздничных дней”
Исполнитель: ПЭО
Ответственный исполнитель: старший экономист .
Порядок работы: До 8 числа месяца предшествующего началу бюджетного периода с учетом выходных и праздничных дней.
Результаты: Док.№1 Уведомление на планируемый квартал.
Док.№2 Бюджетная заявка на планируемый квартал.
Передается всем участникам бизнес-процесса
Шаг №2 “Подготовка бюджета ЦО в рамках квартального бюджета”
Исполнитель: ЦО
Ответственный исполнитель: Руководители ЦО
Порядок работы: в период с 08 по 14 число месяца предшествующего бюджетному периоду с учетом выходных и праздничных дней все подразделения самостоятельно подготавливают данные на планируемый квартал согласно закрепленным за ними статьям затрат и вносят их в бюджетную заявку.
Основанием для планирования для каждого ЦО являются:
1) первоочередные обязательства и документы их подтверждающие (защищенные статьи бюджета);
2) вновь заключенные договора купли- продажи товаров и договора на оказание работ, услуг сторонними организациями по каждому ЦО;
3) выставленные счета, акты выполненных работ, утвержденные сметы;
4) включенность планируемых данных в соответствующий бюджет более высокого бюджетного периода (годового) в сумме не более, чем сумма, указанная в данном бюджете для данного периода;
5) бюджетные задания, определяемые руководством дивизиона в отношении той или иной статьи (группы статей) доходов и расходов;
6) возможный резерв под статью (группу статей) закрепленным за данным ЦО в случае производственной необходимости;
7) служебные записки от других ЦО с просьбой включить необходимую сумму в бюджет того ЦО за которым закреплена данная статья;
8) запланированные но не исполненные статьи бюджета закрепленные за данным ЦО в предыдущем периоде (квартале) по причине не выставленных счетов, актов, отсутствия договоров или другим удовлетворительным причинам.
Результаты: Документ — Предварительный план ЦО
Передается на утверждение руководителю ЦО
- Получение в ПЭО бюджетных заявок от ЦО в рамках квартального бюджета
- Проверка, согласование бюджетных заявок в ПЭО и формирование бюджета движения денежных средств
- Предоставление БДДС и БДР дивизиона на бюджетный комитет в рамках квартального бюджета
- Корректировка БДДС и БДР дивизиона после бюджетного комитета
Получение в ПЭО бюджетных заявок от ЦО в рамках квартального бюджета
Шаг №3 “Получение в ПЭО бюджетных заявок от ЦО в рамках квартального бюджета”
Исполнитель: ПЭО
Ответственный исполнитель: старший экономист .
Порядок работы: До 12.00 рабочего дня 15 числа месяца, предшествующего началу бюджетного периода с учетом выходных и праздничных дней ПЭО получает бюджетные заявки от каждого ЦО по электронной почте и в распечатанном виде за личной подписью исполнителя и руководителя ЦО
Результаты: Документ — Бюджетная заявка в рамках квартального бюджета
Передается от всех ЦО в ПЭО дивизиона.
Проверка, согласование бюджетных заявок в ПЭО и формирование бюджета движения денежных средств
Шаг №4 “Проверка, согласование бюджетных заявок в ПЭО и формирование бюджета движения денежных средств и бюджета доходов и расходов дивизиона”
Исполнитель: ПЭО
Ответственный исполнитель: Руководитель ПЭО
Порядок работы: с 15 по 17 числа месяца, предшествующего началу бюджетного периода с учетом выходных и праздничных дней ПЭО осуществляет проверку полученных бюджетных заявок и формирует на основании полученных данных БДДС и БДР дивизиона на квартал путем автоматического переноса информации из бюджетных заявок в форматы мастер-бюджета.
Результаты: Документ — Бюджет движения денежных средств дивизиона в рамках квартального бюджета.
Документ — Бюджет доходов и расходов дивизиона в рамках квартального бюджета
Формируется в ПЭО дивизиона для последующей передачи руководству
Предоставление БДДС и БДР дивизиона на бюджетный комитет в рамках квартального бюджета
Шаг №5 “Предоставление БДДС и БДР дивизиона на бюджетный комитет в рамках квартального бюджета»
Исполнитель: ПЭО
Ответственный исполнитель: Руководитель ПЭО
Порядок работы: До 12.00 часов 18 числа месяца предшествующего началу бюджетного периода с учетом выходных и праздничных ПЭО предоставляет БДДС и БДР на рассмотрении в бюджетный комитет
для последующего утверждения мастер-бюджета на планируемый квартал.
В ходе бюджетного комитета могут приглашаться и заслушиваться руководители ЦО необходимые для дачи личных пояснений руководству дивизиона.
В ходе рассмотрения и принятия мастер-бюджета дивизиона на планируемый квартал руководством могут вноситься корректировки.
Результаты: Документ №5 БДДС дивизиона на квартал, откорректированный
Документ №6 БДР дивизиона на квартал, откорректированный
После внесения корректировок и утверждения БДДС
информируются все участники бизнес-процесса (ЦО).
В ПЭО Управляющей компании одновременно с подачей на
бюджетный комитет передается предварительный БДДС и БДР
дивизиона «AURUM LUX» на квартал.
Корректировка БДДС и БДР дивизиона после бюджетного комитета
Шаг №6 “Корректировка БДДС и БДР дивизиона после бюджетного комитета Окончательное утверждение в рамках квартального бюджета”
Исполнитель: ПЭО
Ответственный исполнитель: Руководитель ПЭО
Порядок работы: До 12.00 часов 19 числа месяца предшествующего началу бюджетного периода с учетом выходных и праздничных дней ПЭО вносит соответствующие изменения в мастер-бюджет и подает на утверждение руководителю дивизиона.
Результаты: Документ — БДДС дивизиона на квартал, утвержденный
Документ — БДР дивизиона на квартал, утвержденный
Документ — Приложение №1 к БДР дивизиона «AURUM LUX» на квартал
Документ — приложение № 2 к БДДС дивизиона «AURUM LUX» на квартал
Передача руководству дивизиона.
В ПЭО Управляющей компании, с требуемыми Приложениями №1, 2
в рамках квартального бюджета.