Описание этапов бизнес-процесса «Финансовое планирование» в рамках месячного бюджета

Рассылка бюджетного уведомления и бюджетной заявки всем ЦО задействованным в процессе разработки бюджета

Бюджет на месяц представляет собой сумму недельных бюджетов,  – для БДДС  и в целом за месяц для БДР.

Шаг №1 “ Рассылка бюджетного уведомления и бюджетной заявки всем ЦО задействованным в процессе разработки бюджета дивизиона в рамках  месячного бюджета с учетом выходных и праздничных дней”

Исполнитель:  ПЭО

Ответственный исполнитель: старший экономист

Порядок работы: До 12 числа месяца предшествующего началу бюджетного периода с учетом выходных и праздничных дней.

Результаты: Документ — Уведомление  на планируемый месяц.

Документ — Бюджетная заявка на планируемый месяц.

Передается всем участникам бизнес-процесса

Подготовка бюджета ЦО  в рамках месячного бюджета

Шаг №2 “Подготовка бюджета ЦО  в рамках месячного бюджета”

Исполнитель: ЦО

Ответственный исполнитель: Руководители ЦО

Порядок работы: в период с 12 по 17 число месяца предшествующего бюджетному периоду с учетом выходных и праздничных дней все подразделения самостоятельно подготавливают данные на планируемый месяц согласно закрепленным за ними статьями затрат и вносят их в бюджетную заявку.

Основанием для планирования для каждого ЦО являются:

1) первоочередные обязательства и документы их подтверждающие (защищенные статьи бюджета);

2) вновь заключенные договора купли- продажи товаров и договора на оказание работ, услуг сторонними организациями по каждому ЦО;

3) выставленные счета, акты выполненных работ, утвержденные сметы;

4)  включенность планируемых данных в соответствующий бюджет более высокого бюджетного периода (квартального) в сумме не более, чем сумма, указанная в данном бюджете для данного периода;

5) бюджетные задания, определяемые руководством дивизиона в отношении той или иной статьи (группы статей) доходов и расходов;

6)  возможный резерв под статью (группу статей) закрепленным за данным ЦО в случае производственной необходимости;

7)  служебные записки от других ЦО с просьбой включить необходимую сумму в бюджет того ЦО за которым закреплена данная статья;

8) запланированные но не исполненные статьи бюджета закрепленные за данным ЦО в предыдущем периоде (месяце) по причине не выставленных счетов, актов,  отсутствия договоров или другим удовлетворительным причинам.

Результаты: Документ Предварительный план ЦО

Передается на утверждение руководителю ЦО

Получение в ПЭО бюджетных заявок от ЦО в рамках месячного бюджета

Шаг №3      “Получение в ПЭО бюджетных заявок от ЦО в рамках месячного бюджета”

Исполнитель: ПЭО

Ответственный исполнитель: старший экономист Иванова Ю.В.

Порядок работы:  До 12.00 рабочего дня 18 числа месяца, предшествующего началу бюджетного периода с учетом выходных и праздничных дней ПЭО получает бюджетные заявки от каждого ЦО по электронной почте и в распечатанном виде за личной подписью исполнителя и руководителя ЦО

Результаты: Документ – Заполненная бюджетная заявка в рамках месячного бюджета

Передается от всех ЦО в ПЭО дивизиона.

Проверка, согласование бюджетных заявок в ПЭО и формирование бюджета движения денежных средств

Шаг №4      “Проверка, согласование бюджетных заявок в ПЭО и формирование бюджета движения денежных средств и бюджета доходов и расходов дивизиона”

Исполнитель: ПЭО

Ответственный исполнитель: старший экономист

Порядок работы:  с 18 по 22 числа месяца, предшествующего началу бюджетного периода с учетом выходных и праздничных дней ПЭО осуществляет проверку полученных бюджетных заявок и формирует на основании полученных данных  БДДС и БДР дивизиона на месяц путем автоматического переноса информации из бюджетных заявок в форматы мастер-бюджета.

Результаты: Документ — Бюджет движения денежных средств дивизиона в рамках месячного бюджета.

Документ —  Бюджет доходов и расходов дивизиона в рамках месячного бюджета

Формируется в ПЭО дивизиона для последующей передачи руководству

Предоставление БДДС и БДР дивизиона на бюджетный комитет в рамках месячного бюджета

Шаг №5    “Предоставление БДДС и БДР дивизиона на бюджетный комитет в рамках месячного бюджета»

Исполнитель: ПЭО

Ответственный исполнитель: Руководитель ПЭО – Мотин Р.Н.

Порядок работы: До 12.00 часов 23 числа месяца предшествующего началу бюджетного периода с учетом выходных и праздничных дней ПЭО предоставляет БДДС и БДР  на рассмотрении в бюджетный комитет для последующего утверждения мастер-бюджета на планируемый месяц.

В ходе бюджетного комитета могут приглашаться и заслушиваться  руководители ЦО необходимые для дачи личных пояснений руководству дивизиона.

В ходе рассмотрения и принятия мастер-бюджета дивизиона на планируемый месяц руководством могут вноситься корректировки.

Результаты: Документ БДДС дивизиона  на месяц, откорректированный Документ БДР  дивизиона  на месяц, откорректированный После внесения  корректировок и  утверждения БДДС информируются  все  участники бизнес-процесса (ЦО). В ПЭО Управляющей компании одновременно с подачей на бюджетный комитет передается предварительный БДДС и БДР дивизиона «AURUM LUX» на месяц.

Корректировка БДДС и БДР дивизиона после бюджетного комитета Окончательное утверждение в рамках квартального бюджета

Шаг №6    “Корректировка БДДС и БДР дивизиона после бюджетного комитета Окончательное утверждение в рамках квартального бюджета”

Исполнитель: ПЭО

Ответственный исполнитель: Руководитель ПЭО

Порядок работы: До 12.00 часов 24 числа  месяца предшествующего началу бюджетного периода с учетом выходных и праздничных дней ПЭО вносит соответствующие изменения в мастер-бюджет и подает на утверждение руководителю дивизиона.

Результаты: Документ — БДДС дивизиона  на месяц, утвержденный

Документ  — БДР  дивизиона  на месяц, утвержденный

Документ — Приложение №1 к БДР дивизиона «AURUM LUX» на месяц

Документ — Приложение № 2 к БДДС дивизиона «AURUM LUX» на месяц

Передача руководству дивизиона.

В ПЭО Управляющей компании, с требуемыми Приложениями №1, 2

в рамках месячного бюджета.