Требования к детализации функций в Положениях

Детализация функций в Положении должна быть необходимой и достаточной для однозначного определения границы функциональной ответственности организационной единицы.

Детализация функций в виде описания последовательности выполняемых действий (операций) в Положениях не допускается, для этого предназначены другие нормативные документы: процедуры, инструкции и т.д.

В Положении не допускается наличие:

  • нескольких функций одного вида в отношении одного объекта управления;
  • функций, определяющих форму, а не содержание деятельности (участвует, взаимодействует, рассматривает);
  • функций, определяющих полномочия, а не содержание деятельности (запрашивает, согласовывает, утверждает).

Например: подразделение в процессе работы регулярно получает проекты документов на согласование. Это могут быть проекты договора, бюджета и т.д. «Согласование проекта бюджета» не является функцией, так как не определяет ни вида функции (вид функции в данном случае – «контроль»), ни объекта управления (не определено, что именно контролируется в проекте бюджета). При этом в согласовании проекта бюджета помимо подразделения участвуют причастные организационные единицы, каждая из которых реализует свою функцию. Завизировать или отказать в визировании – полномочие подразделения, а не функция.

В процессе согласования проектов документов Департамент:

  • получает проект документа;
  • рассматривает соответствие проекта документа установленным стандартам;
  • рассматривает соответствие проекта документа стратегиям и планам;
  • проверяет правильность исходных данных, содержащихся в расчетах;
  • проводит проверку расчетов, содержащихся в документе;
  • формирует замечания и предложения по проекту документа;
  • готовит заключение по проекту документа;
  • осуществляет повторное рассмотрение доработанного проекта документа;
  • взаимодействует с автором проекта документа;
  • визирует проект документа;
  • направляет согласованный проект документа.

Практически все эти действия равнозначно применимы при обработке любого проекта документа в процессе его согласования. Кроме того, проект одного и того же документа может рассматриваться разными организационными единицами, с выполнением одинаковых действий. Поэтому включение этих действий в Положение приведет к тому, что в нем будет более 10 «функций», которые не отличаются от действий других подразделений с тем же документом. В Положениях нескольких организационных единиц в результате окажется «функция» – «рассматривает и согласовывает проекты договоров» или «формирует и выдает заключения по проекту задания на проектную документацию» и т.д. Таким образом, перечисленные действия не являются функциями, так как не указывают ни объект управления, ни вид функции.

Общим видом функции для согласования проектов документов является «контроль». В рассматриваемом примере согласования договоров каждое подразделение (участник процесса согласования) имеет свой объект управления.

Оставьте комментарий